Le lieu détermine en grande partie l’apparence et l’atmosphère de votre événement. Vous pouvez donc affirmer en toute sécurité que le lieu peut faire ou défaire un événement.
Le lieu idéal prend en compte tous les facteurs qui déterminent la réussite de votre événement. La liste de contrôle ci-dessous est un outil utile pour vérifier si le lieu de vos rêves convient vraiment à votre événement.
Emplacements de la liste de contrôle
- Le lieu crée-t-il la bonne atmosphère pour vous ? Pouvez-vous et pouvez-vous faire suffisamment d’ajustements pour obtenir la bonne apparence? Si possible, jetez un œil au moment où un événement a lieu afin d'avoir une bonne idée des possibilités et des limites de l'espace.
- L'emplacement est-il facilement accessible? La situation du lieu est-elle centrale et le temps de trajet moyen acceptable pour vos invités ? Les clients peuvent-ils utiliser les transports privés et publics ? Quelles sont les possibilités de connexions internationales ? L'entrée est-elle belle ?
- Vous dépassez peut-être la capacité maximale? La disposition des différentes pièces est-elle favorable ? Pouvez-vous diviser vous-même les espaces disponibles à l’aide de cloisons mobiles ? Pouvez-vous agrandir l’espace en ajoutant, par exemple, une tente ? Ne réservez pas des emplacements trop grands. Les clients se sentent parfois perdus dans les grands espaces (ouverts). Si nécessaire, placez des paravents ou suspendez des tissus pour réduire (optiquement) l'espace.
- Y a-t-il suffisamment de salles de sous-commission séparées pour organiser des sessions parallèles ?
- Y a-t-il suffisamment de places de stationnement sur place ou ailleurs dans la région ? Pouvez-vous fournir un service de navette si nécessaire ? Le parking est-il sécurisé ? Y a-t-il une sécurité ? Existe-t-il des bornes de recharge pour les voitures et vélos électriques ?
- L'emplacement est-il accessible aux personnes handicapées? Y a-t-il des places de parking pour eux à l'entrée ? Les toilettes sont-elles accessibles en fauteuil roulant ? Y a-t-il des obstacles, comme des escaliers ? Y a-t-il un ascenseur ?
- Y a-t-il suffisamment de toilettes? Vous facturez une toilette pour 75 personnes. Pensez aussi aux dames des toilettes. Vérifiez si les toilettes ne peuvent pas entraîner de nuisances olfactives dans la pièce, car cela peut être très gênant. Si nécessaire, vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée pour masquer les nuisances olfactives.
- Y a-t-il un vestiaire? L'armoire est-elle assez grande ? Ou existe-t-il une pièce que vous pouvez transformer en vestiaire ? Existe-t-il déjà un système avec des chiffres en place ?
- Y a-t-il des installations pour la restauration ( cuisine ) ?
- Êtes-vous obligé de faire appel à des fournisseurs réguliers pour la technologie, la restauration, la décoration, etc. ? Devez-vous payer une somme de rachat si vous souhaitez travailler avec vos propres fournisseurs ?
- Pouvez-vous utiliser les tables et chaises disponibles sur place ? Ou devez-vous passer par une société de location pour organiser cela ? Les chaises sont-elles adaptées pour rester assis longtemps sans bouger ?
- Le lieu dispose-t-il de ses propres installations audiovisuelles et de sa propre technologie sonore? L’installation existante est-elle suffisante pour les animations que vous avez prévues ?
- Le lieu a-t-il une bonne acoustique? Pouvez-vous résoudre des problèmes de bruit avec des chiffons ? Y a-t-il des bruits gênants à proximité du lieu ?
- Vérifiez si le lieu peut être obscurci si nécessaire pour votre événement, ou s'il bénéficie de la lumière du jour.
- Le réseau électrique est-il équipé pour une forte consommation d’électricité? Ou avez-vous besoin d’installer des générateurs ?
- Est-ce qu'il y a l'eau courante ? Existe-t-il des options de fourniture et de retrait temporaires ?
- Tous les frais de consommation (électricité, eau, etc.) sont-ils inclus dans le prix de location de l'emplacement ?
L'éclairage (ambiant) est-il suffisant dans et autour de l'emplacement sélectionné ? Le parking est-il bien éclairé et sécurisé ? Est-ce également valable pour les itinéraires de randonnée ?
Y a-t-il une scène disponible ou avez-vous l’espace et la capacité d’en placer une ? Y a-t-il une piste de danse ?
Y a-t-il des vestiaires pour le personnel et les artistes ? Sont-ils équipés de miroirs, cintres, ... ? Y a-t-il un salon en coulisses où les artistes peuvent se détendre ? Les artistes peuvent-ils facilement accéder à la scène depuis les loges (sans avoir à traverser directement la salle) ?
Y a-t-il un volume sonore maximum autorisé ou une heure de fermeture dont vous devez tenir compte ? Existe-t-il des options d'obtention d'un permis pour contourner ces restrictions ?
Y a-t-il suffisamment de chauffage et/ou de climatisation? Lorsque des invités entrent, une pièce se réchauffe souvent (trop) vite. Demandez l'aide d'une entreprise spécialisée. Ils peuvent également donner des conseils sur les sas pour éviter les pires froids à l'entrée.
Pouvez-vous aérer suffisamment la ou les pièces entre les deux ? Un manque d’oxygène entraîne rapidement une perte de concentration lors des conférences et séminaires.
Les services des installations (secrétariat, gardien des toilettes, vestiaire, etc.) sont-ils inclus dans l'emplacement ?
Quelles sont les installations de premiers secours disponibles ? Existe-t-il un DAE ou un défibrillateur disponible ?
L'emplacement dispose-t-il d'une signalisation (numérique) pour guider les clients d'une pièce à l'autre ? Y a-t-il des écrans d'information pour afficher le programme ?
Y a-t-il des connexions Internet et un point d'accès Wi-Fi public pour les clients ? Demandez les codes d'accès à temps et testez la connexion. L'entrée est-elle gratuite ou les clients doivent-ils acheter un bon ? Vérifiez si la connexion Internet a une capacité suffisante pour que tous les invités puissent surfer en même temps (c'est indispensable, notamment lors de conférences).
Existe-t-il un régisseur disponible qui réfléchira avec vous lors des préparatifs et veillera également au bon déroulement des événements pendant l'événement lui-même ?
Y a-t-il suffisamment de chambres d’hôtel disponibles à proximité du site ?
Louez-vous le lieu en exclusivité ou y a-t-il d'autres événements ? Comment éviter toute nuisance entre les parties ?
Quelles sont les facilités pour la presse et la communication ? Une salle peut-elle être aménagée en salle de presse ou en centre de communication ? L'électricité et Internet sont-ils disponibles là-bas ?
Existe-t-il un bureau de production à partir duquel vous pouvez coordonner l'événement ?
Faites également attention à la sécurité. Y a-t-il suffisamment d’issues de secours et d’extincteurs ? Vérifiez également si les détecteurs de fumée ne sont pas sensibles aux effets de fumée que vous souhaitez utiliser sur scène.
Renseignez-vous sur les possibilités de montage et de démontage de votre événement. Vous pouvez généralement louer l'emplacement pour un ou plusieurs jours supplémentaires à un tarif avantageux.
Le lieu est-il facilement accessible pour les opérations logistiques, telles que la fourniture et l'enlèvement des marchandises lors du montage et du démontage de l'événement ?
Vérifiez si les portes d’accès sont suffisamment larges pour permettre l’entrée du matériel nécessaire. Ce serait dommage s’il s’avérait que lors du lancement d’une nouvelle voiture, la voiture elle-même ne pouvait pas être engagée.
La capacité portante de la construction du toit est-elle suffisante pour soulever de lourdes fermes ? Les plafonds sont-ils suffisamment hauts ?
Si vous organisez un événement dans votre propre lieu (par exemple à la cantine d'entreprise ou dans un hangar), contactez votre assureur pour savoir si votre assurance couvre tous les risques possibles.
Les fumeurs ne sont-ils pas laissés pour compte ? L’interdiction de fumer dans les lieux publics n’empêchera pas vos invités de vouloir allumer une cigarette de temps en temps. Y a-t-il un espace fumeur (à l'extérieur) ou peut-on installer un auvent avec éléments chauffants ?
Vérifiez toujours le permis d'environnement du lieu de l'événement!
Quelles sont les politiques d'annulation, de livraison et de paiement du lieu ? Existe-t-il d'autres termes et conditions ?
Et bien sûr... vérifiez toujours les avis sur les lieux d'événements et les salles de banquet sur eventplanner.fr. Elle vous raconte immédiatement comment les autres organisateurs ont vécu le lieu de l'événement. Après tout, vous pouvez en apprendre beaucoup !
La liste de contrôle des « emplacements » dans le livre EVENT PLANNER est beaucoup plus complète, mais la liste ci-dessus vous aidera sans aucun doute dans une large mesure. Notre guide ultime pour trouver des lieux d’événements peut également être un point de départ utile.
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!