Comment prendre de meilleures décisions lors de la planification de votre prochain événement

Il y a une chose qui définit tous les professionnels de l'événementiel : nous sommes des décideurs nés. Qu'il s'agisse du menu traiteur que nous devons choisir pour l'événement ou des besoins audiovisuels que nous devons évaluer, nous sommes constamment amenés à répondre à notre environnement de travail par de nouvelles décisions.

Parfois, ces décisions sont simples et consistent à choisir entre deux ou plusieurs options. D’autres fois, le processus de prise de décision est très complexe et nécessite beaucoup d’improvisation et de gestion de l’incertitude. Et à chaque fois, nous survivons, favorisant notre cheminement vers le statut de véritables professionnels.

Comme le mentionne l’entrepreneur Erik Larson dans un article de la Harvard Business Review, « les décisions sont l’outil le plus puissant dont disposent les gestionnaires pour faire avancer les choses. Se fixer des objectifs (un autre outil) est une aspiration, mais prendre des décisions incite réellement à l’action. »

Cependant, le rôle de décideur implique une série de risques et de responsabilités. En prenant des décisions inspirées, rapides ou mauvaises, nous risquons de compromettre le succès de notre événement ou le bien-être des participants. Compte tenu de cela, il existe une courbe d'apprentissage en ce qui concerne le processus de prise de décision.

Pour accélérer le processus, consultez ces conseils sur la façon de prendre de meilleures décisions lors de la planification de votre prochain événement :

Astuce n°1 : Ne vous fiez pas uniquement à votre instinct

L'intuition peut parfois être utile, mais ce n'est pas une bonne idée de prendre une décision d'organisation d'événement en fonction de ce que « vous sentez » être juste. Avant de prendre une décision, vous devez rassembler autant d'informations que possible sur le sujet. Ensuite, vous devez soigneusement peser le pour et le contre. Votre intuition peut vous dire une chose et vous amener à prendre facilement une décision hâtive sans avoir une vision complète de la situation.

Astuce 2. Évitez les vœux pieux

L'image que nous avons des événements dans notre tête ne correspond pas toujours à la réalité, ce qui peut nous amener à prendre certaines décisions professionnelles guidées par des vœux pieux. Cela peut être source de frustrations et de problèmes que vous devrez ensuite résoudre.

Pour prendre de meilleures décisions, étayez vos décisions par des faits et des arguments. Gardez toujours une perspective rationnelle et évaluez les preuves dont vous disposez.

Par exemple, vous pouvez vouloir attirer autant de participants que vous le souhaitez en laissant les inscriptions ouvertes jusqu'à la veille de l'événement. Même si cela semble être une excellente idée, cela pourrait vous amener à ne pas vérifier le nombre de participants et à risquer de surréserver l'événement.

Les « vœux pieux » vous feront croire que tout est sous contrôle, mais si vous faites appel à la partie rationnelle de votre cerveau, vous réaliserez à quel point il est dangereux de maintenir l'inscription ouverte sans surveiller le nombre de participants. Vous risquez de vous retrouver avec un nombre fou d'invités dépassant la capacité de la salle (et de devoir ensuite refuser des personnes à la porte), ou inversement, vous pourriez n'avoir que quelques participants préinscrits (ce qui nécessiterait normalement une campagne de marquage plus intense).

Astuce 3. Travaillez à améliorer votre intelligence émotionnelle

Comme le montre la recherche, « les personnes dotées d'une intelligence émotionnelle élevée prennent des décisions plus intelligentes car elles ne sont pas influencées par leur état émotionnel actuel. » Lorsque vous avez une intelligence émotionnelle plus élevée, vous êtes mieux en mesure de comprendre ce qui se passe, de vous détacher des expériences actuelles et de prendre des décisions plus claires.

Cela vous ressemble-t-il ? Peut-être que c’est le contraire de vous, et vous vous contentez de hausser les épaules et de penser : « Eh bien, l’intelligence émotionnelle est un attribut naturel, soit vous l’avez, soit vous ne l’avez pas. » Ce n’est pas vrai. Selon l’entrepreneur Justin Bariso, « comme pour toute autre compétence ou aptitude, la pratique permet de s’améliorer. Bien sûr, il est impossible d’avoir un contrôle parfait sur ses émotions. Et apprendre à améliorer son intelligence émotionnelle n’est pas un processus qui se fait du jour au lendemain. Cependant, en pratiquant régulièrement ces étapes, vous pourrez commencer à exploiter le pouvoir des émotions et à utiliser ce pouvoir pour travailler pour vous, plutôt que contre vous. »

Astuce 4. Trouvez un mentor professionnel

Nous avons tous besoin d’un conseiller qui puisse nous guider dans ce champ de mines professionnel. Même les professionnels les plus performants ont des mentors qui les aident à rester concentrés sur l’essentiel et à apprendre à gérer les moments de crise.

Astuce n°5. Ne restez pas dans un état de « paralysie par l’analyse »

Comme l’indique l’entrepreneur Kevin Van der Straeten, « L’organisation d’un événement peut s’étaler sur plusieurs semaines, plusieurs mois, voire plusieurs années, et peut donc connaître plusieurs évolutions au cours de cette période. Par exemple, les budgets peuvent être réduits en raison de la baisse des chiffres de vente. De plus, vous serez souvent confronté à des contraintes de temps, de sorte que la mise en œuvre complète de vos plans peut devenir difficile. »

Dans ces cas-là, la pire chose que vous puissiez faire est de ne rien faire. Bien sûr, vous pourriez vous sentir extrêmement dépassé, ce qui peut entraîner un certain degré de paralysie, mais si vous n'agissez pas immédiatement, vous courez le risque de ne pas résoudre efficacement les problèmes de votre événement et de saboter votre réussite.

Réflexions finales

Prendre de meilleures décisions est une compétence qui peut s'apprendre. Ne vous sentez donc pas coupable d'être dépassé par la multitude de défis que comporte la planification d'un événement. De plus, autorisez-vous à faire des erreurs et à en tirer des leçons. Prenez une décision à la fois et n'oubliez pas de surveiller les conséquences de chaque décision.