Une bonne invitation à un événement doit être précédée d'un e-mail de confirmation de la date encore meilleur. Tout comme une campagne de mailing, les messages de confirmation de la date doivent faire partie de votre stratégie marketing événementielle. Le texte doit être convaincant et convaincre le destinataire de noter la date dans son calendrier en attendant la véritable invitation.
Vous pouvez envoyer un e-mail de réservation de date si vous n'avez pas encore tous les détails de l'événement, mais que vous souhaitez informer votre liste de diffusion de l'invitation à venir. Ce type d'e-mail est nécessaire pour encourager vos invités potentiels à réserver la date du futur événement et pour garantir un taux de participation plus élevé.
Si vous décidez d'envoyer un message de type « save the date », sachez qu'il s'agit de la première interaction que votre public potentiel aura avec l'événement lui-même. C'est pourquoi vous devez rédiger un e-mail attrayant, mais simple et discret. Voici comment procéder :
Astuce 1. Établissez un calendrier
Le moment où vous envoyez un e-mail de réservation de date est crucial. Vous ne pouvez pas l'envoyer deux semaines avant l'événement. Si l'envoi est trop proche de la date de l'événement, les personnes peuvent avoir des emplois du temps chargés ou des engagements antérieurs, et ne pourront donc pas bloquer un créneau horaire pour votre événement. De plus, il est déconseillé d'envoyer l'e-mail de réservation de date trop tôt. Les personnes pourraient oublier l'invitation à venir. Envoyez plutôt l'e-mail de réservation de date environ deux ou trois mois avant l'envoi de l'invitation officielle.
Astuce 2. Faites-le accrocheur et personnel
Bien qu'il ne s'agisse que d'un e-mail informatif, vous souhaitez utiliser cette première interaction pour entrer en contact avec vos participants potentiels. C'est pourquoi vous devez le rendre attrayant. Tout d'abord, vous pouvez le personnaliser. Par exemple, si vous avez plusieurs groupes cibles, vous pouvez élaborer différents messages de sauvegarde de la date en fonction des caractéristiques spécifiques de chaque groupe. Ensuite, consacrez un peu de temps à l'élaboration du texte de l'e-mail. Vous ne voulez pas vous retrouver avec un message de sauvegarde de la date ennuyeux que les gens fermeront et oublieront tout simplement. Faites en sorte qu'il soit intrigant et convivial. Attisez la curiosité de vos participants potentiels et renforcez leur désir de recevoir l'invitation.
Astuce 3. Inclure les informations essentielles
Lorsque vous envoyez un e-mail de réservation de date, votre objectif est d'informer vos participants potentiels de l'événement à venir et de l'invitation. C'est pourquoi vous devez inclure les éléments suivants : le nom de l'événement, la date (évidemment !), le lieu (si possible), les organisateurs de l'événement et d'autres détails qui pourraient les intéresser (peut-être un conférencier vedette, par exemple). Vous pouvez également accompagner l'e-mail de réservation de date du logo ou des éléments graphiques de l'événement.
Astuce 4. Mettez en avant les incitations
Pour attirer l'attention de vos participants potentiels et les inciter à attendre l'invitation, vous pouvez inclure une mesure incitative spécifique. Par exemple, vous pouvez leur proposer un code de réduction qui leur permettra d'obtenir des billets à un prix inférieur.
Astuce 5. Proposez un appel à l’action clair
Un e-mail de type « save the date » est en soi un appel à l'action. Cependant, vous pouvez faciliter la tâche aux destinataires en leur fournissant un lien vers Google Agenda. De cette façon, les personnes pourront choisir de participer à l'événement en cliquant simplement sur un lien.
Réflexions finales
Bien que cela ne soit pas nécessaire dans tous les cas, un e-mail de confirmation de la date vous aidera à renforcer les informations sur l'événement et à atteindre les participants potentiels avec peu de données sur l'événement. L'e-mail de confirmation de la date est votre premier contact avec votre groupe cible, alors essayez de le garder simple, attrayant et mémorable.
