Vous êtes-vous déjà demandé quel était le côté humain de votre événement ? Dans un monde où la rapidité d'exécution est primordiale et où les expériences numériques dictent la manière dont nous devons planifier et organiser des événements, faire en sorte que vos participants se sentent vraiment pris en charge peut s'avérer une tâche difficile.
Il existe une liste d'exigences que vous devez fournir lors de l'organisation d'un événement, comme un espace pour réseauter ou encourager le transfert de connaissances, mais lorsqu'il s'agit de stimuler les sentiments positifs de vos participants, rien ne vous guide.
Après tout, les objectifs que vous poursuivez en tant qu'organisateur dépendent des émotions que vos participants éprouveront et des impressions qu'ils recueilleront au cours de l'événement. Ce n'est pas une chose facile à concevoir étant donné que, comme le note Nesana Pineda, directrice générale des services aux exposants chez The Freeman Company, « créer une impression durable signifie connaître intimement votre public. »
Heureusement, il y a une chose qui peut entièrement définir l'état émotionnel de vos participants : l'atmosphère événementielle que vous créerez, et la bonne nouvelle est que vous avez le contrôle total sur cet élément. Voici quelques conseils qui vous aideront à créer la meilleure ambiance possible lors de votre prochain événement et à conquérir le cœur de vos participants en leur offrant un environnement humain, convivial et attrayant.
Astuce 1. Choisissez soigneusement la musique
Combien de fois avez-vous choisi quelques albums de jazz ou de chill-out, sans savoir ce qu'il y avait dedans ? Après tout, la musique n'est pas un gros problème : c'est juste quelque chose que vous jouerez avant le début de l'événement et pendant les pauses, alors pourquoi s'embêter à écouter tous les morceaux ? Rien de plus éloigné de la vérité.
La musique donne le ton et le rythme de l’atmosphère de l’événement, ce qui peut affecter considérablement le ressenti de vos participants. Selon le compositeur et chercheur Barry Goldstein, « Écouter de la musique peut créer des émotions intenses, qui augmentent la quantité de dopamine, un neurotransmetteur spécifique produit dans le cerveau et qui aide à contrôler les centres de récompense et de plaisir du cerveau. » Goldstein explique : "Une composition de Beethoven pourrait être utilisée pour représenter la tristesse, ou la chanson 'Happy' de Pharrell Williams pourrait être utilisée pour représenter la joie." Vous pouvez ainsi influencer directement la façon dont vos participants se sentent simplement en dynamisant l’atmosphère avec la bonne musique.
Astuce 2. Faites attention à la décoration et à l'éclairage du lieu
Comme le souligne Kevin Van der Streaten, fondateur d'eventplanner.tv : « Le lieu déterminera dans une large mesure l'atmosphère, l'attractivité et l'attrait de votre événement. En d'autres termes, votre choix du lieu peut faire toute la différence entre le succès et l'échec. »
La décoration et l'éclairage du lieu affecteront non seulement l'état émotionnel de vos participants, mais également leur niveau de participation et d'engagement pendant l'événement. Vous ne pouvez pas vous attendre à faire bonne impression si vous n’offrez pas de confort et une bonne esthétique.
Dans le même temps, une étude de N. Shishegar et M. Boubekri montre que « la lumière du jour a été associée à une meilleure humeur, à une amélioration du moral, à une diminution de la fatigue et à une réduction de la fatigue oculaire ». Pour une meilleure ambiance lors de la dynamique de réseautage, par exemple, vous souhaiterez peut-être inviter des personnes dans une pièce bien éclairée par la lumière du jour.
Astuce 3. Fournissez un récit engageant
Pour créer la meilleure atmosphère qui soit, vous ne devez pas penser uniquement à la réalité physique, mais aussi à la réalité cognitive. Impressionnez vos participants en faisant de la place pour des histoires captivantes pour accompagner l'événement. Par exemple, vous pourriez inviter une personne inspirante qui pourrait partager ses expériences. Ou, si vous souhaitez promouvoir votre propre message, vous pouvez résumer votre histoire dans une séance expérientielle où vous pourrez faire appel aux cinq sens de vos participants.
Astuce 4. Invitez un modérateur professionnel
Faites appel aux services d’un professionnel. Les bons modérateurs savent comment retenir l'attention du public et créer un pont significatif entre lui et le contenu de l'événement, dynamisant également l'atmosphère. C'est une bonne idée de réévaluer le programme de l'événement avec le modérateur. Vous pourriez tous les deux rechercher des moyens intéressants de relier différents récits et décider à quel moment spécifique du programme le modérateur doit interagir avec les participants. Un bon modérateur est la garantie d’une ambiance événementielle unique.
Astuce 5. Planifiez une activité amusante et divertissante
Les événements peuvent parfois être intenses, surtout lorsqu'il y a beaucoup de contenu à digérer pour les participants. Ainsi, au lieu de simplement accorder quelques pauses-café, pensez à des activités amusantes qui aideront vos participants à se rafraîchir l’esprit. De plus, en divertissant vos invités, vous pourrez offrir une ambiance conviviale et détendue.
Conclure
Vous ne pouvez pas simplement planifier vos événements en vous occupant uniquement de la logistique et de la communication. Vous devez également concevoir une atmosphère spécifique qui marquera durablement vos participants. C'est pourquoi il est si important de s'assurer que chaque détail, de la musique à la décoration en passant par les types d'activités, aura une influence positive sur l'humeur de vos invités.
