Un photographe ou un caméraman, tout comme les autres fournisseurs, a besoin d’un bon briefing. Sinon, vous courez le risque que le rapport ne réponde pas à vos attentes.
Vous devez absolument discuter des points suivants :
- Discutez des objectifs du rapport. Mettez-vous l’accent sur le divertissement ou sur le public ? Voulez-vous avoir une vue d’ensemble ou montrez-vous parfois des gens en gros plan ? Indiquez ce que vous souhaitez faire avec le matériel. L'utilisez-vous pour la promotion, la projection (live), comme souvenir... ?
- Convenez de la durée du rapport, du nombre de photos que vous attendez et du format. Vous pouvez également fournir le type d'images souhaité au photographe (salle pleine, visages souriants, belles personnes, moments précis...). Pour ce faire, vous créez un briefing et montrez éventuellement un certain nombre d'exemples de photos (un soi-disant mood board).
- Passez des accords sur le montage des images vidéo. Voulez-vous de la musique avec les images ? Pensez ensuite aux droits ou utilisez de la musique libre de droits. Faut-il également mener des entretiens ? 135 technologies événementielles
- Souhaitez-vous le reportage photo en noir et blanc ou en couleur?
- Parcourez le programme avec le photographe ou le caméraman pour qu'il sache où et quand être. Indiquez clairement les éléments du programme sur lesquels vous souhaitez mettre davantage l'accent.
- Discutez des possibilités de l' emplacement. Où l’équipage peut-il stocker le matériel ? Quel éclairage est disponible ? Le signal audio peut-il être branché ?
- Quel code vestimentaire le photographe ou l’équipe de tournage doit-il prendre en compte ? Les jeans ne conviennent pas pour un bal de gala. Voulez-vous que l’équipage se démarque, ou préférez-vous qu’il soit plus incognito?
- Quels délais appliquez-vous pour la livraison du matériel visuel ? Communiquez à vos invités où et quand ils peuvent trouver les images capturées. Parfois, par exemple pour un événement sur plusieurs jours, vous souhaiterez publier un reportage vidéo le même jour. Cela nécessite que vous créiez au préalable un script très strict avec les textes, images, musiques, etc. souhaités afin que celui-ci ne soit complété que lors du montage.
- Discutez au préalable avec votre photographe ou caméraman qui détient les droits sur les images. Établissez des accords clairs sur ce qui peut et ne peut pas être fait avec les images. Ce serait dommage d’avoir des images fantastiques que vous ne pourrez plus utiliser dans vos campagnes. Demandez également la matière première. Cela pourra être utile plus tard.
