Dans le paysage concurrentiel actuel des événements, il est essentiel de trouver les bons sponsors pour assurer le succès et la pérennité de vos événements. Le sponsoring d'événements étant un moteur d'engagement envers la marque pour la plupart des consommateurs, créer des packages de sponsoring attrayants n'est pas seulement un plus, c'est une nécessité.
Cependant, à mesure que les budgets se resserrent et que les dollars des sponsors se font plus rares, les organisateurs d’événements doivent être plus stratégiques que jamais dans la conception de packages de parrainage qui attirent les bons partenaires tout en offrant de la valeur à toutes les parties impliquées.
Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles pour créer des packages de parrainage qui se démarquent, s'alignent sur les objectifs des sponsors et améliorent l'expérience globale de l'événement.
Comprendre les packages de parrainage d'événements
Avant de se lancer dans le processus de création, il est essentiel de comprendre ce qu'implique un package de sponsoring d'événement. En termes simples, un package de sponsoring est un contrat mutuellement avantageux entre un organisateur d'événement et un sponsor, dans lequel le sponsor fournit un soutien financier ou en nature en échange d'opportunités promotionnelles et de visibilité de la marque lors de l'événement.
Ces packages ne se limitent pas à apposer un logo sur un flyer d'événement ; il s'agit d'offres soigneusement élaborées qui offrent un retour sur investissement mesurable aux sponsors tout en améliorant l'expérience des participants. Les meilleurs packages de parrainage offrent de la valeur au sponsor, à l'organisateur de l'événement et aux participants - une véritable situation gagnant-gagnant-gagnant.
Éléments clés d’un programme de parrainage réussi
Lorsque vous élaborez vos packages de parrainage, tenez compte des éléments clés suivants que chaque package doit inclure :
- Informations détaillées sur votre organisation et votre événement : cela comprend votre mission, vos objectifs et le but de l'événement, ainsi que les détails logistiques tels que le calendrier de l'événement, la participation prévue et les données démographiques du public.
Niveaux de parrainage clairs ou options de personnalisation : selon votre approche, vous pouvez proposer des packages à plusieurs niveaux (par exemple, Bronze, Argent, Or, Platine) ou des options à la carte qui permettent aux sponsors de choisir en fonction de leurs besoins spécifiques et de leur budget.
Avantages définis et retour sur investissement : les sponsors veulent savoir ce qu'ils obtiendront en échange de leur investissement. Cela peut inclure la visibilité de la marque, la génération de prospects, les opportunités de prise de parole, etc. Assurez-vous de décrire clairement ces avantages dans votre dossier.
Histoires de réussite et témoignages passés : Partagez les histoires de réussite et les témoignages de sponsors précédents pour montrer aux sponsors potentiels les avantages tangibles d'un partenariat avec vous.
Attractivité visuelle et présentation professionnelle : veillez à ce que votre dossier de parrainage soit visuellement attrayant et facile à comprendre. Cela contribue à transmettre un sentiment de professionnalisme et peut faire une bonne première impression.
Guide étape par étape pour créer des packages de parrainage d'événements
Étape 1 : Commencez par une recherche approfondie
Une recherche approfondie est la base de tout programme de parrainage réussi. Commencez par analyser les événements passés pour identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné dans les contrats de parrainage précédents. Cela peut vous aider à affiner votre approche et à développer des stratégies efficaces.
Ensuite, identifiez les arguments de vente uniques (USP) de votre événement. Qu'est-ce qui distingue votre événement des autres ? Est-ce la qualité des participants, le contenu unique ou les opportunités de réseautage ? Mettez-les en avant dans votre package pour rendre votre événement plus attrayant pour les sponsors.
De plus, recueillez des informations sur votre public par le biais d'enquêtes, d'analyses des réseaux sociaux et des commentaires des participants. Comprendre les caractéristiques démographiques et les préférences de votre public vous aidera à aligner vos offres de parrainage sur les besoins et les objectifs des sponsors potentiels.
Enfin, étudiez les événements organisés par vos concurrents. Comprendre ce que proposent des événements similaires peut vous aider à différencier vos offres et à proposer quelque chose d'unique.
Étape 2 : Comprendre les besoins des sponsors
Pour créer un package qui résonne, vous devez comprendre ce que vos sponsors potentiels cherchent à accomplir. Communiquez directement avec eux pour en savoir plus sur leurs objectifs, qu'il s'agisse de visibilité de la marque, de génération de leads ou de mise en avant de la responsabilité sociale des entreprises (RSE).
Adaptez vos formules de parrainage pour répondre à ces besoins spécifiques. Par exemple, si un sponsor souhaite mettre en avant sa marque, vous pouvez lui proposer un emplacement de logo bien visible, des possibilités de prise de parole ou des espaces événementiels dédiés à sa marque.
Étape 3 : Élaborez des packages flexibles et attrayants
Tous les sponsors ne sont pas identiques, vos packages ne doivent donc pas l'être non plus. Proposez une gamme d'options adaptées à différents budgets et objectifs :
Niveaux de parrainage à plusieurs niveaux : proposez plusieurs niveaux de parrainage, tels que Bronze, Argent, Or et Platine. Chaque niveau doit offrir des avantages croissants, permettant aux sponsors de choisir le package qui correspond le mieux à leurs besoins et à leur budget.
Forfaits personnalisés et sur mesure : envisagez de proposer des options à la carte permettant aux sponsors de composer leurs forfaits. Cette flexibilité peut intéresser les sponsors ayant des objectifs spécifiques qui ne correspondent pas forcément à un niveau prédéfini.
Idées de parrainage innovantes : Sortez des sentiers battus avec des forfaits qui incluent des expériences ou des opportunités uniques, comme le parrainage d’une séance de bien-être, d’une installation artistique interactive ou d’un salon de réseautage virtuel.
Comment fixez-vous le prix de vos packages de parrainage ?
La tarification des packages de parrainage peut être complexe, mais en suivant une approche structurée, vous pouvez arriver à un prix juste et compétitif qui reflète la valeur que vous offrez aux sponsors. Voici un guide étape par étape sur la façon de calculer le prix de vos packages de parrainage :
1. Déterminer la valeur totale du package de parrainage
Estimez le coût des avantages offerts : Commencez par lister tous les avantages que vous proposez dans chaque formule de parrainage (par exemple, l'emplacement du logo, les possibilités de prise de parole, les supports de marque, etc.). Estimez le coût de la fourniture de chacun de ces avantages. Cela comprend les coûts directs (comme l'impression de bannières) et les coûts indirects (comme le temps du personnel).
Calculez la portée et l'engagement totaux de l'événement : déterminez le nombre total de personnes exposées à la marque du sponsor via votre événement, y compris les participants, les internautes et la portée sur les réseaux sociaux. Utilisez les normes du secteur pour attribuer une valeur monétaire à cette exposition. Par exemple, si une publication sur les réseaux sociaux est généralement évaluée à 50 $ pour 1 000 impressions et que vous estimez 10 000 impressions, cet avantage serait évalué à 500 $.
Inclure des avantages à valeur ajoutée : Tenez compte des avantages intangibles tels que l'association avec un événement réputé, les opportunités de réseautage et l'alignement de la marque avec votre public. Bien que plus difficiles à quantifier, ces avantages peuvent justifier des prix plus élevés. Attribuez-leur une valeur en fonction de ce que des parrainages similaires ont rapporté sur le marché.
2. Calculez le coût par impression (CPI)
Estimer le nombre total d'impressions : Calculez le nombre d'impressions ou d'interactions que le sponsor recevra via tous les canaux de l'événement (événement en direct, flux en ligne, médias sociaux, ...).
Déterminez la marge bénéficiaire souhaitée : décidez d'une marge bénéficiaire raisonnable à appliquer en plus du coût. Par exemple, si vos coûts de fourniture du package de parrainage sont de 5 000 $ et que vous souhaitez une marge bénéficiaire de 50 %, vous ajouterez 2 500 $, ce qui fera un prix de base de 7 500 $.
Ajustez les tarifs du marché : comparez votre IPC calculé et le coût total du package avec les tarifs pratiqués par des événements similaires. Ajustez vos prix à la hausse ou à la baisse pour rester compétitif tout en couvrant vos coûts et votre marge bénéficiaire.
3. Tenez compte du retour sur investissement attendu par le sponsor
Anticipez le potentiel de revenus du sponsor : estimez le montant des revenus que le sponsor pourrait générer grâce au parrainage. Par exemple, si un sponsor espère gagner 100 nouveaux prospects grâce à l'événement et que chaque prospect vaut 1 000 $, cela représente un revenu potentiel de 100 000 $. Les sponsors pourraient être prêts à payer 10 à 20 % de ce revenu potentiel, ce qui suggère un prix de parrainage compris entre 10 000 $ et 20 000 $.
Calculez le seuil de rentabilité pour les sponsors : calculez le nombre de ventes ou de conversions dont le sponsor aurait besoin pour rentabiliser son investissement. Assurez-vous que votre tarification permet au sponsor de voir clairement le chemin vers le retour sur investissement, ce qui rend votre offre plus attractive.
4. Réviser et ajuster chaque année
Testez le marché : dans un premier temps, vous pouvez fixer le prix de vos forfaits à un niveau légèrement inférieur pour évaluer l'intérêt du marché et l'ajuster en fonction des commentaires des sponsors. Au fil du temps, affinez votre stratégie de tarification à mesure que vous recueillez des données sur ce que les sponsors sont prêts à payer.
Analysez les performances des packages : après l'événement, évaluez les performances de chaque package en termes de satisfaction des sponsors et de vos objectifs financiers. Utilisez ces données pour ajuster les tarifs futurs.
Restez compétitif : surveillez en permanence le marché et ajustez vos prix pour rester compétitif et en phase avec les tendances du secteur.
En considérant soigneusement ces facteurs et en effectuant ces calculs, vous pouvez fixer des prix pour vos packages de parrainage qui sont à la fois équitables pour le sponsor et rentables pour votre événement.
Comment présenter et vendre des packages de sponsoring pour votre événement ou festival
Il est essentiel de présenter avec succès vos offres de parrainage pour obtenir des sponsors qui correspondent aux objectifs de votre événement. Un argumentaire bien conçu peut différencier votre événement sur un marché concurrentiel, ce qui vous permettra d'attirer plus facilement les bons sponsors. Voici un guide étape par étape sur la manière de présenter efficacement vos offres de parrainage :
1. Recherchez vos sponsors potentiels
Avant de commencer à rédiger votre pitch, il est essentiel de connaître le profil spécifique du sponsor. Répétez le processus pour chaque entreprise à laquelle vous présenterez votre projet.
Comprendre leurs objectifs commerciaux : Étudiez les objectifs de l'entreprise, son marché cible et ses parrainages passés. Comprenez ce qu'ils souhaitent réaliser avec leurs investissements en marketing et en parrainage. Cela peut inclure la notoriété de la marque, la génération de leads, la responsabilité sociale des entreprises (RSE) ou l'entrée sur de nouveaux marchés.
Identifiez les points communs : déterminez dans quelle mesure le public et les objectifs de votre événement correspondent aux objectifs du sponsor. Cet alignement est essentiel pour rendre votre argumentaire convaincant. Si une entreprise technologique cherche à pénétrer de nouveaux marchés, mettez en évidence la manière dont la démographie de votre événement correspond à son public cible.
2. Élaborez une proposition de valeur convaincante
Votre argumentaire doit clairement articuler la valeur unique que votre événement offre aux sponsors potentiels :
Mettez en avant le public : Détaillez les caractéristiques démographiques, les intérêts et les comportements des participants à votre événement. Incluez des détails tels que l'âge, le sexe, le secteur d'activité et les fonctions, ainsi que la manière dont ils correspondent au marché cible du sponsor. Par exemple, si votre événement attire des cadres supérieurs, cela pourrait être une excellente opportunité pour les sponsors B2B.
Présentez le potentiel de retour sur investissement : les sponsors veulent savoir ce qu'ils en retirent. Incluez des indicateurs d'événements passés, tels que le nombre de participants, l'engagement sur les réseaux sociaux et les statistiques de génération de leads. Utilisez ces données pour projeter les résultats potentiels pour le sponsor. Vous pourriez dire : « L'événement de l'année dernière a généré 2 000 leads qualifiés pour nos sponsors, avec un taux d'engagement moyen de 25 %. »
Personnalisez votre argumentaire : personnalisez votre argumentaire pour chaque sponsor potentiel. Utilisez leur langage et répondez à leurs objectifs spécifiques. Par exemple, si un sponsor se concentre sur la génération de leads, mettez l'accent sur les opportunités de réseautage de votre événement et sur la façon dont le package de parrainage facilite l'engagement direct avec les participants.
3. Développer un dossier de parrainage professionnel
Un support de parrainage bien conçu peut avoir un fort impact visuel :
Structurez le dossier : commencez par une introduction à votre événement, suivie d'un aperçu de votre public, des opportunités de parrainage et des tarifs. Terminez par un appel à l'action clair. Gardez le contenu concis et ciblé.
Utilisez des éléments visuels : intégrez des images, des infographies et des graphiques de haute qualité pour rendre les données plus digestes. Les éléments visuels permettent de transmettre l'impact potentiel du parrainage plus efficacement que le texte seul.
Inclure des témoignages et des études de cas : Si des sponsors précédents ont eu une expérience positive, incluez leurs témoignages ou études de cas. Cela ajoute de la crédibilité à votre argumentaire et démontre que votre événement peut tenir ses promesses.
4. Personnaliser l’approche
La personnalisation est la clé d’un pitch réussi :
Communication directe : Organisez des réunions en face à face ou des appels vidéo avec des sponsors potentiels lorsque cela est possible. Une approche personnalisée démontre que vous accordez de l'importance au partenariat et que vous avez pris le temps de comprendre leurs besoins.
Personnalisez la présentation : lors de la réunion, concentrez-vous sur les aspects du package de parrainage qui correspondent étroitement aux objectifs du sponsor. Par exemple, si le sponsor souhaite une visibilité de marque, mettez l'accent sur des opportunités telles que le branding sur scène, les bannières d'applications événementielles ou les sessions sponsorisées.
Engagez le dialogue : Encouragez les questions et les discussions pendant votre pitch. Cette interaction vous permet de répondre aux préoccupations et d'affiner votre offre pour mieux répondre aux besoins du sponsor. Elle démontre également votre flexibilité et votre volonté de collaborer.
5. Effectuez un suivi stratégique
Après le pitch initial, le suivi est crucial :
Envoyez un e-mail de suivi personnalisé : Dans les 24 à 48 heures, envoyez un e-mail de suivi remerciant le sponsor pour son temps et réitérant les points clés de la réunion. Incluez un lien vers le dossier de parrainage et toute information supplémentaire demandée.
Répondez à toutes vos préoccupations : Si le sponsor a des préoccupations particulières ou a besoin de plus d'informations, répondez-y lors de votre suivi. Fournir des solutions ou des données supplémentaires peut aider à faire avancer la conversation.
Gardez la communication ouverte : si le sponsor n'est pas prêt à s'engager, maintenez-le engagé en partageant des mises à jour sur l'événement, des changements dans les opportunités de parrainage ou des remises pour les inscriptions anticipées.
6. Négocier et conclure l'affaire
Enfin, soyez prêt à négocier :
Soyez flexible sur les conditions : les sponsors peuvent demander des modifications au package de parrainage, comme des conditions de paiement différentes, des avantages supplémentaires ou des opportunités de personnalisation de la marque. Si ces demandes correspondent aux objectifs et au budget de votre événement, soyez ouvert à ces demandes.
Créez un sentiment d’urgence : mettez en avant la disponibilité limitée des packages haut de gamme ou des remises pour les lève-tôt afin d’encourager les sponsors à s’engager le plus tôt possible.
Finalisez avec un contrat : une fois que les deux parties sont d'accord sur les conditions, rédigez un accord de parrainage détaillé décrivant tous les aspects de l'accord. Assurez-vous qu'il couvre les livrables, les délais et les conditions de paiement.
La présentation de vos offres de sponsoring nécessite une préparation, une personnalisation et un suivi minutieux. En comprenant les objectifs de vos sponsors potentiels, en élaborant une proposition de valeur convaincante et en maintenant une communication claire et cohérente, vous pouvez obtenir les bons sponsors pour votre événement. Avec la bonne approche, votre présentation de sponsoring attirera des sponsors et établira des partenariats durables qui profiteront aux deux parties.
Réflexions finales : établir des relations de sponsoring à long terme
L'élaboration d'un package de parrainage parfait n'est que le début. Pour entretenir et développer ces relations, effectuez un suivi avec des rapports de retour sur investissement détaillés, recueillez des commentaires et proposez des incitations au renouvellement anticipé. En entretenant continuellement vos relations avec les sponsors, il vous sera plus facile d'obtenir des parrainages pour les événements futurs.
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