Il existe différents systèmes que vous pouvez utiliser comme base pour établir un budget d'événement, chacun avec sa propre perspective et ses avantages et inconvénients. Dans cet article, nous énumérons les options pour vous.
L'établissement d'un budget est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation globale. Vous le faites avant de demander des devis. De cette façon, vous découvrez immédiatement si vous travaillez de manière réaliste. Vous ajustez systématiquement le budget prévisionnel lorsque vous recevez des devis ou lorsque vous pouvez faire une estimation plus ciblée.
Votre budget est trop élevé ? Ensuite, vérifiez tous les éléments de coût un par un et voyez s'il existe des alternatives moins chères, ou si vous pouvez réduire certaines dépenses, mais ne faites jamais de compromis sur la qualité. Vous pouvez également envisager de sponsoriser pour augmenter le budget de votre événement. Un partenariat avec une autre entreprise qui souhaite toucher le même groupe cible peut également être une solution. Vous pouvez alors partager les frais.
Les différentes stratégies que vous pouvez utiliser pour préparer le budget de votre événement :
Classification des coûts fonctionnels
Lorsque vous optez pour une classification fonctionnelle des coûts, vous regroupez les coûts dans des groupes principaux tels que la restauration, l'emplacement, les coûts audiovisuels, etc. Vous indiquez les coûts par activité. Vous faites un total provisoire pour chaque groupe principal. N'utilisez cette répartition des coûts que pour les petits événements ; après tout, cette classification ne suffira pas pour des projets plus complexes.
Avantages
- Vous avez une bonne vision de l'équilibre entre les différents groupes d'activités. Avec une ventilation des coûts fonctionnels, vous créez un budget équilibré. Le coût de la restauration est-il très faible par rapport au coût du support technique ? En fonction de votre objectif, vous pourrez alors déterminer s'il s'agit d'un budget réaliste ou d'un déséquilibre. Dans ce dernier cas, vous devriez revoir le contenu de votre événement.
Négatifs
- Les interrelations entre ces sections sont souvent négligées et semblent par la suite entraîner des coûts imprévus. Par exemple, si vous décidez d'inviter plus d'invités, vous devez non seulement augmenter la section restauration, mais aussi les sections communication (invitations), emplacement (une salle plus grande) et sécurité (comme une meilleure politique d'incendie et des agents de sécurité supplémentaires). également être ajusté.
Coûts fixes et variables
Dans la classification de vos coûts, vous faites une distinction entre les coûts fixes et variables de votre événement. Les coûts fixes sont indépendants du nombre d'invités, tels que les divertissements, les haut-parleurs et l'équipement audiovisuel. Les frais variables évoluent avec le nombre d'invités, comme les frais de restauration ou les livrets de programme.
NB ! Certains frais sont fixés jusqu'à un certain plafond. Le lieu, par exemple, est un poste à coût fixe, mais dès que le nombre d'invités dépasse la capacité de la salle, il faut chercher un autre lieu. Un poste à coût fixe peut ainsi devenir variable.
Avantages
- La division en coûts fixes et variables est un instrument pratique, souvent nécessaire, pour lire rapidement à partir de quel nombre d'invités le budget est en équilibre.
Négatifs
- Il est moins facile de suivre les budgets des différentes sous-activités.
Calcul selon les composantes du programme
Avec cette méthode, vous faites une vue d'ensemble des coûts par composante du programme. Par exemple, si vous planifiez un événement d'une journée entière, le teambuilding et les soirées auront leur propre budget. Pour les coûts généraux, tels que les invitations et un site Web, vous utilisez une clé de répartition pour les répartir entre les sous-tâches.
Avantages
- Vous avez un bon aperçu du budget disponible pour chaque partie.
Négatifs
- Une clé de répartition des coûts généraux est souvent artificielle.
Combinaison de classification des coûts
Bien sûr, vous pouvez également opter pour une combinaison de différentes classifications de coûts. Par exemple, vous pouvez faire une ventilation fonctionnelle des coûts par composante du programme, tandis que vous faites des sous-totaux séparés pour la soirée pour l'emplacement, la restauration, ...
Logiciel de budget événementiel
Automatisez votre budgétisation afin d'avoir toujours un aperçu à jour du coût de votre événement. Il est préférable d'utiliser un logiciel de budgétisation d'événement spécifique tel que le logiciel d' événement gratuit d'eventplanner.net
