Vous sentez-vous dépassé par le nombre d'entreprises et de marques qui sont passées desévénements physiques aux événements en ligne? Pensez-vous que vous devriez faire de même, mais vous ne savez pas par où commencer? Vous lisez donc le bon article!
Bien que les événements physiques soient loin d'être éteints et que nous assisterons certainement à une renaissance de l'industrie de l'événementiel à un moment donné, vous devriez certainement profiter de cette période et explorer vos options en ligne ... et non, les webinaires ne comptent pas. Bien que les webinaires présentent de nombreux avantages, ils manquent de l'ambiance expérientielle et sont loin d'être un événement en ligne à part entière. Mais pour l'instant, alors que nous sommes dans la «nouvelle normalité», il est peut-être temps de lancer votre tout premier sommet virtuel.
Vous ne savez pas ce qu'est un événement virtuel? Selon l'entrepreneur et éditeur Tom Morkes , «un sommet virtuel est un événement collaboratif en ligne, qui comprend une série d'entretiens d'experts, généralement axés sur un domaine ou un créneau spécifique. En d'autres termes, un sommet virtuel est une série de discours liminaires, de tables rondes et d'expériences de réseautage qui se déroulent en ligne. Ces événements peuvent durer une journée ou trois jours, c'est votre choix. De plus, vous pouvez organiser un programme gratuit ou payant -Assister au sommet virtuel.Mieux encore, vous pouvez utiliser le contenu de votre sommet virtuel comme aimant principal longtemps après la fin de l'événement.
Comme le souligne Morkes, «les sommets virtuels sont efficaces pour générer rapidement du trafic, des prospects et des ventes. Et cela en soi est probablement suffisant pour envisager d’organiser un sommet pour votre entreprise. » Organiser un sommet virtuel vous donnera de la visibilité, augmentera la notoriété de votre marque, vous aidera à créer une communauté et à générer des prospects de haute qualité. Alors, voici comment vous pouvez commencer et lancer votre tout premier sommet virtuel.
Étape 1. Choisissez le bon partenaire de technologie événementielle
Bien que les événements en ligne soient plus faciles lorsqu'il s'agit de mettre en place la logistique, ils nécessitent également une bonne plate-forme d'événements en ligne . Et par bonne plate-forme, nous ne parlons pas de Zoom ou de Google Hangouts: vous avez besoin d'un logiciel de technologie d'événement performant qui vous aidera à créer un site Web pour l'événement, à mettre en place une inscription, à organiser des sessions de réseautage en ligne, à garantir un engagement maximal, à vous assurer que le événement est rationalisé analyser le retour sur investissement de l'événement en ligne, etc. Votre première étape devrait donc être axée sur la recherche du marché de la technologie événementielle et l'identification de votre meilleure option.
Étape 2. Proposez un sujet fort qui correspond aux intérêts de votre public
Ensuite, vous voudrez réfléchir à un sujet intéressant à présenter lors de votre sommet virtuel. Votre sujet doit être suffisamment étroit pour cibler un public spécifique, mais suffisamment large pour permettre à vos orateurs de trouver des angles confortables auxquels ils pourraient s'attaquer. De plus, vous pouvez demander à vos orateurs de vous aider à réfléchir et à concevoir une ligne éditoriale solide pour le sommet. Lorsque vous faites cela, assurez-vous de prendre en compte les besoins et les intérêts de votre public. Si vous trouvez un sujet qui ennuiera vos participants, vous négligez essentiellement leurs besoins, ce qui entraînera sûrement un taux de participation plus faible.
Étape 3. Créez un programme d'événement en ligne convivial
Comment créer un programme événementiel pour votre sommet virtuel et comment décomposer correctement les activités? Eh bien, vous avez deux options. Vous pouvez organiser un sommet virtuel pendant une journée entière et accepter le fait que vos participants en ligne se déconnecteront périodiquement, se reconnectant aux discours ou activités qui les intéressent le plus. Vous pouvez également diviser vos événements virtuels en sessions plus petites pendant quelques jours (par exemple, environ deux heures par jour). Quel que soit votre choix, vous voudrez vous familiariser avec l'idée que par rapport à un événement physique, la fréquentation fluctuera.
Étape 4. Invitez des conférenciers de haute qualité
Celui-ci va sans dire, mais comment obtenir de bons orateurs lorsque vous n'avez pas de marque forte ou que vous n'avez jamais organisé de sommet virtuel auparavant? Le secret est d'éviter de viser des noms de premier ordre, mais plutôt de rechercher de grands professionnels qui ont quelque chose à partager, mais qui n'avaient pas de plate-forme auparavant. Cela augmentera vos chances d'obtenir un «oui» de la part des personnes que vous souhaitez inviter en tant que conférencier.
Étape 5. Décidez à quoi ressemblera la production
Comment allez-vous filmer ou diffuser votre sommet virtuel? Les modérateurs et les orateurs seront-ils à la maison en utilisant leur ordinateur portable? Seront-ils dans un studio utilisant des caméras professionnelles? Dans de nombreux cas, il peut être difficile d'assurer une production hautement professionnelle, mais il est important de reconnaître l'élément esthétique et à quoi ressemblera le streaming global. Trouvez un joli fond et, à tout le moins, utilisez un appareil photo professionnel.
Étape 6. Concevoir les sessions de mobilisation
Comment allez-vous engager vos participants? N'oubliez pas que dans le cas des sommets virtuels, vous aurez affaire à des participants en ligne qui auront de nombreuses distractions tout autour d'eux. Pour vous assurer qu'ils restent présents et interagissent avec l'événement, intégrez des séances d'engagement spéciales toutes les dix minutes. Par exemple, vous pouvez demander au modérateur ou à l'orateur de lancer des sondages en direct ou de poser des questions aux gens, puis de lire les réponses. Cette stratégie simple gardera les gens attentifs à votre sommet virtuel.
Étape 7. Lancez votre campagne de promotion du sommet virtuel
Comme dans le cas d'événements physiques, vous voudrez lancer votre campagne de marketing de sommet virtuel dès que possible. N'attendez pas à la dernière minute, créez du contenu qui fera la promotion de votre événement. Encouragez vos employés à ajouter une signature électronique liée à l'événement. Demandez à vos orateurs et sponsors la permission de publier des commentaires sur leurs sites Web. Filmez des vidéos rapides avec vos conférenciers sur les principaux sujets qu'ils aborderont lors du sommet virtuel. Concevez une puissante campagne de marketing par e-mail. Enfin, recibler les visiteurs de votre site Web en créant des bannières publicitaires virtuelles pour le sommet. Tous ces petits conseils augmenteront la notoriété de votre événement en ligne et vous attireront plus de participants.
Étape 8. Tester tout avant l'événement
Enfin, assurez-vous que tout fonctionne correctement avant l'événement. Lors d'événements physiques, une équipe A / V exécutera les tests, et même si quelque chose échoue, vous savez que cela sera corrigé. En ce qui concerne les événements en ligne, cependant, tout dépend de la technologie. C'est pourquoi il est crucial de tout tester plusieurs fois avec votre équipe et vos intervenants afin qu'ils sachent tout utiliser le jour du sommet.
Dernières pensées
Bien que la planification d'un sommet virtuel puisse impliquer moins de logistique, ce n'est pas moins stressant que la planification d'un événement physique. C'est pourquoi vous aurez besoin de l'aide de toute une équipe qui vous aidera à mettre en place la technologie événementielle, à créer la ligne éditoriale, à interagir avec les orateurs, à concevoir le programme de l'événement, à décider du format des séances d'engagement, à travailler sur production, concevoir une campagne promotionnelle et s'assurer que tout fonctionne correctement le jour de l'événement. Soyez donc prêt à apprendre de nouvelles choses et à travailler dur pour publier votre sommet virtuel.
