Qui pourrait penser que nous n'aurions pas d'événements en 2020 ? Le simple fait de prononcer ces mots à haute voix semble fou, même après la crise que nous avons connue. C'est toujours incroyable et un choc pour nous tous. Mais la bonne nouvelle est que l'économie rouvre progressivement et que nous recommencerons bientôt àorganiser des événements. Mais comment mettre les gens à l'aise avec l'idée d'assister à nouveau à des événements ?
Après tant de mois de confinement et un flux continu de messages médiatiques concernant les dangers de cette crise épidémique, vos participants potentiels peuvent se sentir anxieux de participer à nouveau à vos événements. Vous pourriez finir par avoir un taux de participation beaucoup plus faible que celui auquel vous êtes habitué.
C'est pourquoi votre nouveau rôle en tant qu'organisateur est de vous assurer que les invités sont en sécurité lors de vos événements afin qu'ils fassent à nouveau confiance aux événements physiques. Ce faisant, vous pourrez récupérer votre taux de participation normal et contribuer de manière responsable à la « nouvelle normalité ». Alors, comment pouvez-vous assurer la sécurité des personnes lors de vos événements et regagner la confiance qu'elles ont perdue lors d'engagements en face à face ? Voici quelques étapes initiales à prendre en compte lors de la planification de votre premier événement après la crise épidémique :
Étape 1. Commencez par organiser des événements locaux
Prenez les choses lentement. Il n'est pas nécessaire de mettre vos participants dans une situation de vol vers un endroit différent et de s'exposer à un certain niveau de risque. Au lieu de cela, pensez localement et commencez par planifier des événements dans votre ville. En plus d'assurer la sécurité de vos invités, vous contribuerez également à votre économie locale, ce qui est crucial de nos jours compte tenu de l'impact du verrouillage sur tant d'entreprises. Vous pourrez vous engager avec des prestataires d'événements locaux, les aider à développer leur propre activité et relancer l'économie. Quant aux participants, ils seront plus désireux d'assister à un événement local que de voyager ailleurs.
Étape 2. Assurez la distanciation sociale lors de vos événements
Oubliez ces salles compactes avec des gens entassés côte à côte. Pour garantir la sécurité de vos participants et leur redonner confiance dans les événements, vous devrez repenser leur place. Vous voudrez peut-être placer vos invités à une certaine distance et réserver un lieu d'événement plus grand que la normale. Oui, les événements physiques visent à rassembler les gens, mais nous devrons nous habituer aux nouveaux paramètres et trouver différentes façons de rassembler une masse de personnes sans mettre en danger leur santé.
Étape 3. Divisez les grands événements en expériences plus petites
Oubliez les grands événements pendant un moment. Au lieu d'essayer de rassembler des milliers de participants, vous devez penser petit pour l'instant et organiser des micro-sessions avec moins d'invités. Prenons une conférence, par exemple. Normalement, ce serait un événement de deux ou trois jours avec des dizaines d'activités par jour. Mais maintenant, vous devrez recréer l'intégralité du format de la conférence et peut-être organiser un ou deux ateliers par jour pendant une semaine entière avec une capacité limitée. Au lieu d'organiser un atelier une seule fois, vous pouvez organiser le même atelier pendant quelques jours afin que davantage de personnes puissent y assister. Gardez vos événements petits et prolongez-les pendant une plus longue période.
Étape 4. Créez une directive de biosécurité pour votre équipe
Votre équipe sera à l'avant-garde de votre événement. Ils dialogueront avec les participants, les enregistreront, leur montreront les chambres et répondront à leurs questions. Ainsi, non seulement vous devez assurer la sécurité de vos invités, mais vous devez également assurer la sécurité de votre équipe. Créez une directive de biosécurité qui décrit les précautions nécessaires que chaque membre de l'équipe doit prendre. Si possible, créez la ligne directrice en coordination avec un épidémiologiste qui pourra vous aider à définir les pratiques essentielles et éviter tout ce qui pourrait compromettre la sécurité des personnes. Votre directive peut contenir des éléments tels que la description des situations dans lesquelles votre équipe doit porter un masque ou la manière dont elle doit interagir avec les participants, ainsi que la préparation du lieu et le marquage des distances que les personnes doivent avoir entre elles.
Étape 5. Communiquez toutes ces règles à vos participants
Avant l'événement, créez une campagne d'e-mails autour de la communication des règles de biosécurité. Cela vous aidera à éviter tout malentendu, à préparer vos invités et à les mettre à l'aise en sachant que vous avez pris toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité. Créez un e-mail facile à comprendre avec les règles de base en matière de biosécurité que les gens doivent suivre dès leur entrée sur le site. Vous pouvez renforcer le message en affichant les mêmes règles à l'entrée et en incitant les gens à les revoir.
Étape bonus
Digitalisez les interactions inutiles. Par exemple, il y a généralement une foule de personnes qui se rassemblent à la réception du lieu pour s'inscrire . Pour assurer la biosécurité de votre équipe et des participants, au lieu de mettre en place un bureau d'inscription, numérisez le processus d'enregistrement en envoyant à vos participants le badge ou le code QR qu'ils peuvent utiliser via leur téléphone pour accéder au lieu.
