Ce guide de formation vous montre comment utiliser la fonction Tickets dans eventplanner.net. Comme tous nos autres outils, vous trouverez Tickets dans le menu principal avec Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets et Contacts.

Avant de commencer à configurer les tickets, nous devons optimiser certains paramètres. Accédez à Tickets dans le menu du panneau de gauche. Sélectionnez ensuite l'événement approprié dans la flèche déroulante.

Informations sur l'organisateur

La première chose que vous devez configurer est les informations de l'organisateur. Cliquez sur « Configurer » et une fenêtre apparaîtra. Vous devez saisir :

• Nom de l'organisateur
• E-mail de contact (qui se remplit automatiquement)
• Texte d'introduction de l'organisateur
• Une image qui distingue cet événement (taille minimale 1024x1024px)

Une fois les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer ».

Informations sur l'événement

Ensuite, vous devez configurer les informations de votre événement. Cliquez sur « Configurer » dans la ligne Événement. Nous commençons par saisir quelques informations de base : le nom de l'événement. Vous l'avez déjà défini lors de la configuration de votre événement, mais vous pouvez le modifier ici si vous souhaitez afficher un nom différent à votre public.

Ensuite, entrez quelques détails dans le texte d'introduction de l'événement, comme ce qui se passera pendant l'événement, pourquoi c'est important et les résultats auxquels les participants peuvent s'attendre. Il s'agit simplement d'une introduction, donc deux à trois phrases suffiront. Nous rédigerons prochainement une description plus détaillée de l'événement.

Une fois l'introduction de l'événement terminée, saisissez la date et l'heure de début (et la date et l'heure de fin) pertinentes.

Important ! Assurez-vous de définir le bon fuseau horaire pour la destination de l'événement.

Vous avez trois types d'emplacements : un événement physique, un événement en ligne ou une combinaison des deux. Si vous choisissez un événement en ligne (ou une combinaison), vous devez saisir une URL à laquelle les invités peuvent suivre l'événement. Lorsque vous sélectionnez un événement physique, vous devez saisir l'adresse, notamment :

• Nom du lieu
• Numéro de maison
• Rue
• Ville
• Code postal
• Pays

Une fois les informations saisies, la carte trouve automatiquement l'adresse et place un marqueur à cet endroit. Vous pouvez le déplacer s'il n'est pas tout à fait correct.

Ensuite, nous devons télécharger quelques images : une image de couverture et une image d'aperçu. Veillez à utiliser des images haute résolution, car les clients verront des versions agrandies de celles-ci. Pour de meilleurs résultats, utilisez un fichier PNG avec une résolution minimale de :

• Image de couverture : 2564x804px
• Image d'aperçu : 540x360px

Ensuite, nous devons saisir des informations plus détaillées sur l'événement. Si votre événement comprend de la musique live, par exemple, vous pouvez donner un aperçu des artistes, du genre musical et des détails particuliers du spectacle, tels que les restrictions d'âge et les informations d'accessibilité.

Pour les billets payants, il est particulièrement important d'inclure votre politique de remboursement dans le champ suivant. Pour être conforme à la législation RGPD de l'UE, vous devez également inclure une URL vers votre page de confidentialité afin que les clients et les participants sachent quelle est votre politique de confidentialité. Si vous traitez ou stockez des données client, vous devez obtenir le consentement des clients. Sélectionnez « Oui » ou « Non ».

Vous pouvez également ajouter des tags à votre événement, comme « événement professionnel ». Les tags permettent de promouvoir votre événement sur notre plateforme si vous le rendez public. Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur « Enregistrer ».

Sections

Ensuite, nous devons nous rendre dans Sections et cliquer sur « Configurer ». Cette section particulière n'est pas obligatoire car de nombreux événements n'ont pas de sections (qui sont essentiellement différents types de billets, tels qu'un créneau horaire particulier ou des zones désignées). Ici, vous verrez trois options parmi lesquelles choisir :

• Zone
• Plage horaire
• Zone et plage horaire

Si vous avez un événement pour lequel vous avez des billets pour les clients réguliers et les clients VIP, vous pouvez définir ces zones ici. Si vous avez plusieurs scènes, vous pouvez également les définir ici.

Une section peut également être un créneau horaire. Par exemple, si vous avez un événement qui se déroule sur plusieurs jours, vous pouvez attribuer aux utilisateurs l'accès à un ticket pour un seul jour ou proposer un ticket combiné. Vous pouvez même faire des combinaisons entre un créneau horaire et une zone, et vous pouvez ajouter autant de sections que vous le souhaitez.

Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer » et passez à l'étape suivante, qui est la billetterie.

billetterie

Il y a quelques paramètres de base que nous devons définir ici. Vous avez trois choix à votre disposition à ce stade. Nous pouvons organiser des événements RSVP lorsque vous avez une liste d'invités, envoyer les invitations et demander aux destinataires de répondre s'ils prévoient d'assister à votre événement.

Nous proposons également des billets gratuits et, dans un avenir proche, nous proposerons également des billets payants via notre plateforme. Une fois que vous avez sélectionné le type d'événement approprié, vous devez décider si vous souhaitez :

• Générez un code QR numérisable pour chaque ticket, ou
• Envoyer automatiquement une confirmation de réservation lorsque quelqu'un s'inscrit.

Il est possible que vous ne souhaitiez pas effectuer cette opération pour certains événements, par exemple si vous souhaitez vérifier les participants inscrits avant de leur délivrer un billet. Vous pouvez ensuite définir une date et une heure de fin d'inscription, par exemple dix jours avant l'événement à midi.

Ensuite, vous pouvez choisir si le nombre d'invités est limité. Cochez la case « Aucune limite » si vous souhaitez saisir manuellement un nombre spécifique.

Vous devez ensuite préciser les informations que vous souhaitez obtenir de l'acheteur du billet. Avez-vous besoin de son adresse et de son numéro de téléphone ? Quant aux participants, précisez si vous avez besoin de leurs noms et adresses e-mail.

Important ! Il peut y avoir une différence entre un acheteur et les participants. Par exemple, un client peut acheter trois billets : un pour lui-même et deux pour ses amis.

Vous pouvez demander le consentement par courrier électronique des utilisateurs si vous souhaitez qu'ils autorisent leur envoi ultérieur d'e-mails marketing.

N'oubliez pas ! Avec la billetterie, vous traitez beaucoup de données. Dans ce cas, eventplanner.net fait office de plateforme, mais il s'agit de vos données et vous êtes responsable de leur gestion.

eventplanner.net est certifié ISO 27001 et répond aux normes les plus strictes en matière de protection des données. De plus, nous sommes approuvés par le RGPD. Mais puisque vous traitez ces données, vous devez vous assurer que vous avez le consentement pour le faire.

À ce stade, vous pouvez ajouter des questions personnalisées :

• Questions à choix multiples/réponse unique – lorsque vous souhaitez que l’acheteur du billet spécifie une réponse parmi les choix proposés.
• Questions à choix multiples/réponses multiples – lorsque l’acheteur du billet peut sélectionner plusieurs réponses parmi les choix proposés.
• Texte – lorsque vous souhaitez donner à l’acheteur du billet la possibilité de fournir un commentaire sans restriction.

Voici un exemple de question à choix multiples/réponses multiples : « Avez-vous des besoins alimentaires particuliers ? » Les options suivantes sont généralement proposées : Non, Végétarien, Sans lactose, Sans gluten, Halal, Kasher et allergies spécifiques. Un client peut être végétarien et avoir une allergie aux noix.

Il est maintenant temps de créer les tickets réels. Si vous avez créé des zones spécifiques précédemment, vous devrez créer des tickets pour chacune d'entre elles en sélectionnant « Créer un nouveau ticket ». Vous devez ensuite spécifier :

• Nom du billet
• Date de fin personnalisée, par exemple, billets à tarif réduit
• Quantité (la quantité totale disponible)
• Nombre maximum de billets par commande
• Description (informations plus détaillées sur votre billet d'événement).

Cela sera particulièrement utile lorsque vous définirez des prix différents lorsque la fonctionnalité sera disponible. En attendant, jouez avec les paramètres.

Une fois que vous avez entré tous les détails pertinents, cliquez sur « Enregistrer ».

Authentification à deux facteurs

La prochaine étape consiste à configurer l'authentification à deux facteurs. La gestion des données client implique une grande responsabilité, en particulier lorsque vous organisez de grands événements avec des milliers, voire des dizaines de milliers de participants. Une sécurité supplémentaire pour votre compte est certainement appropriée.

La configuration est simple et rapide ! Vous devrez télécharger une application d'authentification telle que :

• Authentificateur Google ( iOS ou Android )
• Authentificateur Microsoft
• Authentificateur 1Password

Ceux-ci sont totalement gratuits, soit dit en passant, alors n'hésitez pas à les télécharger et à vous les faire une idée avant de vous engager sur votre favori.

Une fois votre application téléchargée, scannez simplement le code QR. Vous devrez saisir ce code dans eventplanner ainsi que votre mot de passe.

Ensuite, vous devrez saisir votre numéro de téléphone mobile pour configurer la vérification par SMS et cliquer sur « Envoyer le code ». Il s'agit d'une deuxième couche de sécurité au cas où vous ne pourriez pas accéder à l'application. Un code sera envoyé sur votre téléphone que vous devrez saisir dans le champ prévu à cet effet.

Cliquez sur « Vérifier » pour activer votre authentification à deux facteurs.

Si vous accordez également à d'autres utilisateurs l'accès à la billetterie, vous devrez leur appliquer l'authentification à deux facteurs dans votre compte.

Publier votre événement

Ensuite, nous passons à la publication de l'événement. Sélectionnez « Actif ». Veuillez noter que vous ne pourrez pas modifier certains paramètres après la publication de votre événement (comme changer le type de RSVP en Tickets).

Dans la section suivante (Paramètres de partage), vous pouvez choisir parmi :

• Événement public - accessible à tous
• Événement privé - toute personne disposant d'un lien sécurisé spécifique peut y accéder
• Événement privé - seules les personnes disposant du mot de passe peuvent y accéder

La sélection de l'option 2 ou 3 générera un lien pour votre événement. Si vous suivez ce lien, vous serez redirigé vers une page de paiement où vous verrez les types de billets que vous avez créés. Si vous suivez le processus en tant que client, vous verrez que les règles prédéterminées sont en place, telles que le nombre maximum de billets par client, les informations client requises et toutes les questions supplémentaires que vous posez.

L'utilisateur peut décider s'il souhaite ou non créer un compte eventplanner.net. C'est à lui de décider. Après avoir cliqué sur « Acheter des billets », il sera redirigé vers une page de confirmation de commande.

Gérer vos billets

Si nous revenons à notre page Billets, vous verrez une liste d'invités mise à jour. Dans la colonne de droite, vous verrez quelques actions, indiquées par des points de suspension (...). En cliquant dessus, vous découvrirez quelques options :

• Afficher et modifier les détails des invités
• Renvoyer la confirmation
• Télécharger le billet

Vous pouvez modifier le nom, par exemple, si un utilisateur a saisi une adresse e-mail ou un nom erroné. Vous pouvez sélectionner « Renvoyer la confirmation » si, par exemple, l'utilisateur n'a pas reçu d'e-mail de confirmation.

Important ! Il est conseillé de demander à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable. Il arrive parfois qu'un client de messagerie trop zélé empêche nos e-mails d'atteindre les clients. Si le problème persiste, vous pouvez télécharger manuellement le ticket vous-même et l'envoyer comme n'importe quel e-mail normal.

Vous pouvez facilement imprimer des billets ou simplement les enregistrer sur votre téléphone. Notre application pratique de planification d'événements est dotée d'un scanner de billets intégré. L'application est disponible gratuitement dans les magasins d'applications Android et iPhone. Si vous cliquez en bas du scanner de billets, vous pouvez sélectionner votre événement.

La numérisation des billets est très simple. Avec votre appareil photo, il vous suffit de scanner le billet et vous pouvez le scanner avec plusieurs appareils en même temps. Si vous organisez un événement de grande envergure, assurez-vous de créer plusieurs utilisateurs à l'avance et de leur donner accès à la billetterie afin que plusieurs personnes puissent scanner simultanément.

• L'écran devient vert lorsque l'analyse est réussie.
• L'écran devient jaune si un ticket a été scanné deux fois.
• L'écran devient rouge s'il s'agit d'un ticket invalide.

En règle générale, vous avez besoin d'un accès Internet pour traiter tous les billets scannés et les synchroniser avec notre serveur. Mais l'application est intelligente dans le sens où elle passe en mode hors ligne si la connexion est interrompue pendant votre événement. Vous pouvez toujours scanner des billets en mode hors ligne. Lorsque votre accès Internet revient en ligne, tout se synchronise automatiquement.

• Important ! En mode hors ligne, si vous avez deux visiteurs qui entrent avec le même billet à différents points de contrôle à l'entrée de votre événement, les deux pourraient entrer avec le même pendant que la connexion Internet est coupée car il n'y aura aucune synchronisation possible entre les appareils. Il est plus important que vous puissiez continuer à scanner les billets que de faire attendre vos invités que la connexion Internet soit rétablie. L'application indiquera quand elle est en mode hors ligne et vous pourrez choisir d'utiliser ou non le mode hors ligne.

Important ! Pour garantir une expérience fluide en mode « hors ligne », veuillez synchroniser tous les appareils avec les dernières données de billets avant le début de l'événement. Si vous n'êtes pas sûr des conditions de réseau sur le lieu de votre événement, effectuez cette synchronisation avant votre arrivée. Une dernière synchronisation peut également être effectuée juste avant l'ouverture des portes. Après l'événement, n'oubliez pas de synchroniser à nouveau tous les appareils pour vous assurer que les dernières données sont à jour. Les données de billets se synchronisent automatiquement lorsque vous ouvrez l'application et accédez au scanner de billets pour l'événement spécifique. C'est également le bon moment pour vérifier que tout le personnel chargé de scanner les billets dispose des droits d'accès appropriés et utilise la dernière version de l'application eventplanner.net.

Attention ! Pour des raisons de sécurité, toutes les données de billetterie seront automatiquement supprimées de votre appareil mobile si l'application est ouverte plus de 7 jours après l'événement. Nous vous recommandons d'ouvrir l'application après cette période pour garantir la sécurité de vos données. Important : si vous avez travaillé en mode hors ligne lors de l'enregistrement, assurez-vous de synchroniser votre appareil avec nos serveurs avant la limite de 7 jours, sinon les scans non synchronisés ne seront pas téléchargés et seront définitivement supprimés avec les données locales.

Et c'est ainsi, en un mot, que fonctionnent les billets gratuits (et comment fonctionneront les billets payants lorsque nous lancerons cette fonctionnalité).

RSVP

Avant de conclure, nous allons rapidement expliquer comment fonctionnent les RSVP. Revenez à la page Tickets en sélectionnant cette option dans le volet de gauche. Vous devrez configurer un nouvel événement, car vous ne pouvez pas modifier le type d'événement une fois qu'un ticket d'événement a été publié.

Disons, par exemple, que nous organisons un mariage, un événement pour lequel vous utilisez généralement une liste RSVP.

Vous remplissez les étapes suivantes comme décrit ci-dessus pour compléter les sections, Informations sur l'organisateur, Événement et Sections.

Ensuite, dans la section Billetterie, nous devons maintenant définir cette option sur RSVP et sélectionner « Non » sous « Utiliser les billets ». Les paramètres suivants sont complétés exactement de la même manière que décrit ci-dessus. Vous devez remplir :

envoi automatique d'invitations

fin des inscriptions

nombre maximum d'invités

tous les participants

demander le consentement par courrier électronique

questions supplémentaires

Si vous n'avez pas encore configuré l'authentification à deux facteurs, revenez à la section de cet article intitulée « Authentification à deux facteurs ».

Dans Publier, définissez l'événement comme actif. Contrairement à la billetterie gratuite, il n'y a pas de lien à partager avec les participants. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ». Ensuite, vous devez cliquer sur « Ajouter des invités ». À titre de test, ajoutez-vous en tant qu'invité en indiquant votre nom et votre adresse e-mail, et attribuez-vous trois billets. Cliquez ensuite sur « Ajouter un invité » et répétez cette opération pour tous vos invités.

Lorsque vous revenez à l'aperçu de la liste des invités, vous voyez immédiatement que trois tickets sont attribués à votre nom mais que vous n'avez pas encore répondu (voir Statut).

Après avoir complété votre liste d'invités, vous pouvez cliquer sur « Envoyer les invitations » (si vous n'avez pas précédemment choisi « Envoyer automatiquement »). Vous avez le choix d'envoyer les invitations à :

Quiconque n'a pas reçu l'invitation

Tous ceux qui n'ont pas répondu à l'invitation

Vos invités recevront un e-mail contenant un lien vers la page RSVP. Ils devront ensuite choisir s'ils participent ou refusent votre invitation. Ils pourront ensuite saisir les informations relatives aux détenteurs de billets pour tous ceux qui les accompagnent.

Les informations sur le détenteur principal du billet sont déjà pré-remplies, mais si plusieurs billets lui ont été attribués, il peut ajouter les informations sur les personnes qui le rejoignent. Une fois les informations renseignées, vos invités n'ont plus qu'à cocher toutes les cases correspondantes :

Je suis d'accord avec la politique de confidentialité de eventplanner.net

J'accepte les Conditions d'utilisation, les Conditions de vente et déclare avoir pris connaissance de la Politique de confidentialité

Je souhaite donner mon consentement à l'organisateur de cet événement pour m'envoyer des mises à jour et des promotions sur cet événement et d'autres événements

Je souhaite créer un compte eventplanner.net pour commander des billets plus rapidement et organiser moi-même des événements.

Une fois toutes les cases cochées, cliquez sur « Confirmer » - et c'est tout ! L'événement est confirmé.

Si vous revenez à votre liste d'invités, vous verrez qu'elle a été mise à jour avec les billets confirmés. Vous pouvez cliquer sur les noms des principaux détenteurs de billets pour découvrir qui a confirmé sa présence dans son groupe. Si nécessaire, vous pouvez modifier les données et renvoyer la confirmation de l'événement, comme vous le feriez avec des billets normaux.

Comme mentionné précédemment, la billetterie payante arrive bientôt. Alors restez à l'écoute et merci de votre lecture !