Dans cette section, nous examinerons les listes de contrôle. Notre outil de gestion de projet est spécialement conçu pour les organisateurs d'événements et s'intègre parfaitement à nos autres outils et à la plateforme eventplanner.net.

Même les événements les plus simples génèrent des listes de tâches sans fin. Grâce aux listes de contrôle, vous pouvez suivre tous les détails importants, et les nôtres sont même pré-remplies avec des suggestions d'éléments adaptées à votre type d'événement. Ajoutez, attribuez et mettez à jour le statut des tâches par simple glisser-déposer.

Vous connaissez peut-être le terme « tableau Kanban ». Pour ceux qui ne le savent pas, un tableau Kanban est un tableau sur lequel vous placez des tâches. Ils vous permettent de représenter visuellement le travail d'un projet à différents stades à l'aide de cartes qui représentent des éléments de travail et de colonnes pour représenter chaque état.

Votre tableau de listes de contrôle comportera trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Lorsque vous créez un événement et que vous ne sélectionnez pas l'option permettant de partir d'une page blanche, nous pré-remplissons votre événement avec toutes les tâches pertinentes pour le type d'événement que vous organisez. N'oubliez pas qu'il existe de nombreux types d'événements différents avec des tâches différentes. Par exemple, vous devez travailler sur votre budget, rédiger un brief, décider si vous organiserez l'événement vous-même ou embaucherez une agence événementielle, et des tâches plus spécifiques comme trouver un lieu pour l'événement.

En prenant l'exemple de l'événement précédent, nous avons défini Anvers comme lieu de l'événement. Si vous cliquez maintenant sur le lien dans la tâche « Trouver un lieu d'événement », le logiciel recherchera automatiquement dans le répertoire tous les lieux possibles à Anvers.

Ajout de tâches

Vous pouvez également « Ajouter des tâches » dans la section « Liste de contrôle ». Tout d'abord, vous devez saisir un titre de tâche, tel que « Envoyer des invitations ». Ensuite, vous devez saisir une description de la tâche. Définissez la priorité de la tâche (faible, moyenne, élevée). Ensuite, définissez la progression en sélectionnant l'une des trois options du menu déroulant (à faire, en cours, terminé).

Vous pouvez également sélectionner une catégorie pour ce type de tâche, comme le marketing, le budget ou le divertissement. Ensuite, vous devrez définir une date d'échéance. Enfin, en bas à droite, il y a également un menu déroulant dans lequel vous pouvez attribuer la tâche à quelqu'un de votre équipe. Une fois terminé, cliquez sur « Ajouter une tâche ».

• Astuce ! Les tâches sont généralement ajoutées au bas de la page. Pour les déplacer plus haut, faites-les simplement glisser et déposez-les à l'emplacement souhaité dans la liste.

Suppression de tâches

Il est également possible (et très simple) de supprimer toutes les tâches de votre liste. Lors de la création de l'événement, vous nous avez peut-être demandé de le préremplir, ou peut-être avez-vous oublié de cocher la case « Commencer avec un modèle vierge ». Faites simplement défiler la liste jusqu'en bas et vous verrez un lien hypertexte « Supprimer toutes les tâches ». Un avertissement apparaîtra à l'écran avant que vous n'effectuiez l'action.

• Important ! Par mesure de sécurité, le lien disparaîtra dès que vous commencerez à travailler sur votre liste de contrôle. Cela vous évitera de supprimer accidentellement toutes vos tâches importantes.

Vous pouvez également supprimer manuellement des tâches spécifiques. Cliquez sur le titre de la tâche que vous souhaitez supprimer et cliquez sur « Modifier ». Une fenêtre apparaîtra. En bas à gauche se trouve un bouton « Supprimer ». Cliquez dessus pour supprimer la tâche.

Ainsi, même si vous commencez avec une liste préremplie, vous pouvez toujours ajouter, supprimer ou modifier différentes tâches comme bon vous semble, personnalisant ainsi votre expérience.

Une autre fonctionnalité utile est que si vous avez pris un modèle d'un événement précédent, vous trouverez ici toutes les tâches appropriées.

• Important ! Lorsqu'une tâche est en cours, vous devez mettre à jour son statut en la faisant glisser vers la colonne correspondante. Pour les tâches terminées, déplacez-les vers « Terminé ». Pour que l'événement soit réussi, vous devez déplacer toutes vos tâches de gauche à droite.

Ajouter et attribuer un contact

Maintenant, ajoutons un contact. Nous entrerons dans les détails plus tard, mais nous allons aborder ce sujet maintenant pour pouvoir passer en revue certaines fonctionnalités supplémentaires.

Accédez à « Contacts » dans le volet de gauche, puis cliquez sur « Ajouter un contact ».

Commencez à saisir le « Nom de l'entreprise » auquel appartient la personne et plusieurs résultats apparaîtront. Sélectionnez l'entreprise, puis continuez à remplir les informations d'identification restantes. Vous pouvez accorder à un utilisateur (ou restreindre) un accès spécifique dans cette fenêtre, mais nous détaillerons cela plus tard. Pour l'instant, accordez à cet exemple d'accès au contact à la liste de contrôle.

Il existe quatre options :

• Pas d'accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil
• Lire : l'utilisateur peut lire toutes les tâches mais ne peut rien modifier ni ajouter de commentaires
• Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier
• Gérer : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches

Une fois que vous avez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à vous rejoindre pour travailler sur ce projet. Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme étant en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain temps, ce bouton deviendra « Renvoyer l'invitation ».

Une fois que le destinataire accepte, si vous revenez à la liste de contrôle, vous pouvez lui attribuer cette tâche.

Filtration

Le filtre, situé en haut de la page, est un outil très utile. Si, par exemple, vous souhaitez voir les tâches attribuées à une personne spécifique, cliquez sur « Filtrer par personne » puis cochez la case correspondant à la personne concernée.

Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes et supprimer des filtres pour que tout soit visible. Cet outil puissant est idéal pour la gestion de projet et pour tenir tout le monde au courant de ce qui se passe ailleurs. Il favorise la collaboration à toutes les étapes du projet.

Autres caractéristiques

Vous pouvez également commenter des tâches ou même ajouter des fichiers. Cliquez sur le titre de la tâche que vous souhaitez modifier et ajoutez les détails dans la zone de commentaires.

L'ajout d'une pièce jointe est tout aussi simple. Il suffit de la glisser-déposer depuis votre dossier vers le champ de texte « Commentaires ». N'oubliez pas d'appuyer sur Envoyer (l'icône en forme d'avion en papier). Une fois le fichier chargé, il sera accessible à tous ceux qui ont une visibilité.

• Remarque : lorsque vous téléchargez un fichier, vous remarquerez qu'il est en cours de traitement. En effet, nous exécutons des analyses de virus sur chaque fichier pour protéger l'intégrité de notre système.

Lorsque les tâches comportent plusieurs étapes à réaliser, il peut être utile d'ajouter un commentaire pour les sous-tâches :

• présélectionner cinq traiteurs
• envoyer des e-mails
• organiser un appel pour discuter des besoins

Vous pouvez modifier votre commentaire plus tard lorsque vous avez terminé une tâche.

Si vous souhaitez revenir en arrière, cliquez simplement sur la flèche gauche dans le coin supérieur gauche et vous reviendrez à la liste de contrôle sur le tableau Kanban.

Si vous sélectionnez « Lire » dans certaines catégories, une case à cocher : « Mes propres articles uniquement » s'affiche. Il s'agit d'une fonctionnalité que nous avons créée pour la confidentialité et la législation européenne RGPD, mais elle est également utile pour une autre utilisation.

Supposons que vous travaillez avec un partenaire de restauration externe et que vous souhaitez lui donner accès à vos feuilles d'appel. Vous pouvez lui donner accès aux feuilles d'appel qui lui sont uniquement attribuées. Il ne verra pas d'autres tâches qui peuvent contenir des données sensibles.

Voilà, c'est tout pour les listes de contrôle. J'espère que ça n'a pas été trop éprouvant. Dans la section suivante, nous allons plonger tête baissée dans les feuilles d'appel. À bientôt !