Comment utiliser les listes de contrôle ?

Dans cette section, nous allons nous intéresser aux « Listes de contrôle ». Notre outil de gestion de projet est spécialement conçu pour les organisateurs d'événements et s'intègre parfaitement à nos autres outils et à la plateforme eventplanner.net.

Même les événements les plus simples génèrent des listes de tâches infinies. Grâce aux listes de contrôle, vous pouvez suivre chaque détail important, et les nôtres sont même pré-remplies avec des suggestions d'éléments adaptées à votre type d'événement. Ajoutez, attribuez et mettez à jour le statut des tâches par simple glisser-déposer.

Vous connaissez peut-être le terme « tableau Kanban ». Pour ceux qui ne le savent pas, un tableau Kanban est un tableau sur lequel vous placez des tâches. Il vous permet de représenter visuellement le travail à différentes étapes d'un projet à l'aide de cartes qui représentent des éléments de travail et de colonnes pour représenter chaque étape.

Dans vos listes de contrôle, vous verrez trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Lorsque vous créez un événement et que vous ne sélectionnez pas l'option de départ, nous pré-remplissons votre événement avec toutes les tâches pertinentes pour le type d'événement que vous organisez. N'oubliez pas qu'il existe de nombreux types d'événements différents avec des tâches différentes. Par exemple, vous devez travailler sur votre budget, vous devez rédiger un briefing, vous devez décider si vous organiserez l'événement vous-même ou embaucherez une agence événementielle, mais il existe également des tâches plus spécifiques comme la recherche d'un lieu pour l'événement.

En reprenant l’exemple précédent, si nous avons choisi Anvers comme lieu de l’événement, cliquez sur « Rechercher un lieu d’événement » pour que le logiciel recherche automatiquement dans le répertoire tous les lieux possibles à Anvers.

Ajout de tâches

Vous pouvez également « Ajouter des tâches » dans la section « Liste de contrôle ». Vous devez d'abord saisir un titre de tâche, par exemple « Envoyer des invitations ». Vous devez ensuite saisir une description de la tâche. Définissez la priorité de l'événement (faible, moyenne, élevée). Définissez ensuite la progression en sélectionnant l'une des trois options du menu déroulant (à faire, en cours, terminé).

Vous pouvez également sélectionner une catégorie pour ce type de tâche, par exemple, marketing, budget ou divertissement. Ensuite, vous devrez définir une date d'échéance. Enfin, en bas à droite, il y a également un menu déroulant dans lequel vous pouvez attribuer la tâche à quelqu'un de votre équipe. Une fois terminé, cliquez sur « Ajouter une tâche ».

• Astuce ! Une tâche est généralement ajoutée au bas de la page. Si vous souhaitez la déplacer plus haut, faites-la simplement glisser et déposez-la à l'emplacement souhaité dans la liste.

Suppression de tâches

Il est également possible (et très simple) de supprimer toutes les tâches de votre liste. Lors de la création de l'événement, vous nous avez peut-être demandé de pré-remplir votre événement, ou peut-être avez-vous oublié de cocher la case « Commencer à partir d'une page vierge ». Faites simplement défiler la liste jusqu'en bas et vous verrez « Supprimer toutes les tâches », qui ressemble à un lien hypertexte. Un avertissement apparaîtra à l'écran avant d'effectuer l'action.

• Important ! Par mesure de sécurité, le lien disparaîtra dès que vous commencerez à travailler sur votre liste de contrôle. Cela vous évitera de supprimer accidentellement toutes vos tâches importantes.

Vous pouvez également supprimer manuellement des tâches spécifiques. Cliquez sur le titre de la tâche que vous souhaitez supprimer et cliquez sur « Modifier ». Une fenêtre apparaîtra. En bas à gauche se trouve un bouton « Supprimer ». Cliquez dessus pour vous en débarrasser.

Ainsi, même si vous commencez avec une liste préremplie, vous pouvez toujours ajouter, supprimer ou modifier différentes tâches comme bon vous semble, personnalisant ainsi votre expérience.

Une autre chose qui peut vous être utile est que si vous avez utilisé un modèle d'un événement précédent, vous trouverez ici toutes les tâches appropriées. Il vous suffira de glisser-déposer toutes les tâches « Terminées » dans « À faire ».

• Important ! Lorsqu'une tâche est en cours, vous devez mettre à jour son statut en la faisant glisser vers la colonne correspondante. Pour les tâches terminées, déplacez-les vers « Terminé ». Pour que l'événement soit réussi, vous devez déplacer toutes vos tâches de la colonne de gauche vers la colonne de droite.

Ajout et attribution d'un contact

Maintenant, ajoutons un contact. Nous aborderons ce sujet plus en détail plus tard, mais nous allons l'aborder brièvement maintenant pour nous permettre de découvrir certaines fonctionnalités supplémentaires.

Accédez à « Contacts » dans le volet de gauche, puis cliquez sur « Ajouter un contact ».

Commencez à saisir le « Nom de l'entreprise » auquel appartient la personne ; un certain nombre de résultats apparaîtront. Sélectionnez l'entreprise, puis continuez à remplir les informations d'identification restantes. Dans cette fenêtre, vous pouvez accorder à un utilisateur (ou restreindre) certains accès, mais nous y reviendrons en détail plus tard. Pour l'instant, accordez à cet exemple de contact l'accès à la liste de contrôle.

Il existe quatre options :

• Pas d'accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil
• Lire : l'utilisateur peut lire toutes les tâches mais ne peut rien modifier ni ajouter de commentaires
• Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier
• Gérer : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches

Une fois que vous avez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à vous rejoindre pour travailler sur ce projet. Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme étant en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain temps, ce bouton deviendra « Renvoyer l'invitation ».

Une fois que le destinataire accepte, si vous revenez à la liste de contrôle, vous pouvez désormais lui attribuer cette tâche.

Filtration

Un outil utile est le filtre, tout en haut. Si, par exemple, vous souhaitez voir les tâches attribuées à une personne spécifique, cliquez sur « Filtrer par personne » puis cochez la case de la personne concernée.

Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes et supprimer des filtres à tout moment pour que tout soit visible. C'est un outil idéal pour la gestion de projet et pour tenir tout le monde au courant de ce qui se passe ailleurs. C'est un outil puissant qui favorise la collaboration à toutes les étapes d'un projet.

Autres caractéristiques

Vous pouvez également commenter des tâches ou même ajouter des fichiers. Cliquez simplement sur le titre de la tâche que vous souhaitez modifier et ajoutez les détails dans la zone de commentaires.

L'ajout d'une pièce jointe est tout aussi simple. Il suffit de la glisser-déposer depuis votre dossier vers le champ de texte « Commentaires ». N'oubliez pas d'appuyer sur Envoyer (l'icône en forme d'avion en papier). Une fois le fichier chargé, il sera accessible à tous ceux qui ont une visibilité.

• Remarque : lorsque vous téléchargez un fichier, vous remarquerez que le fichier est en cours de traitement. Cela est dû au fait que nous exécutons des analyses de virus sur chaque fichier, afin de protéger l'intégrité de notre système.

Lorsque les tâches comportent plusieurs étapes à réaliser, il peut être utile d'ajouter un commentaire pour les sous-tâches :

• présélectionner cinq traiteurs
• envoyer des e-mails
• organiser un appel pour discuter des besoins

Vous pouvez modifier votre commentaire plus tard lorsque vous avez terminé une tâche.

Si vous souhaitez revenir en arrière, cliquez simplement sur la flèche gauche dans le coin supérieur gauche et vous reviendrez à la liste de contrôle sur le tableau Kanban.

Si vous sélectionnez « Lire » dans certaines catégories, une case à cocher « Uniquement les articles personnels » s'affichera. Il s'agit d'une fonctionnalité que nous avons créée pour la confidentialité et la législation européenne RGPD, mais elle est également utile pour une autre utilisation.

Supposons que vous travaillez avec un partenaire de restauration externe et que vous souhaitez lui donner accès à vos feuilles d'appel. Vous pouvez lui donner accès aux feuilles d'appel qui lui sont uniquement attribuées. Il ne verra pas les autres tâches, qui peuvent contenir des données sensibles.

Voilà, c'est tout pour les listes de contrôle. J'espère que ça n'a pas été trop éprouvant. Nous allons nous plonger tête baissée dans les feuilles d'appel dans la prochaine section. À bientôt !