Un système efficace d’enregistrement et de suivi des visiteurs est essentiel pour les organisateurs de conférences. Ces systèmes jouent un rôle crucial non seulement dans la gestion et la logistique de l'événement, mais également pour garantir la sécurité, la confidentialité et une expérience fluide et personnalisée pour chaque participant. Mais comment organiser cela intelligemment ? Tout ce que tu as besoin de savoir.
Inscription à la conférence et traitement des données personnelles
En tant qu'organisateur de conférences, vous collectez diverses données personnelles lors de l'inscription des visiteurs de la conférence. Du nom et des coordonnées aux exigences alimentaires et préférences pour certaines sessions. Il est important que vous collectiez et traitiez ces données de manière ordonnée. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur en Europe. Cette législation garantit que les données personnelles sont stockées en toute sécurité et utilisées uniquement à des fins spécifiques avec le consentement du participant. En tant qu'organisateur de conférence, vous devez prendre en compte un certain nombre de sujets en fonction du RGPD :
- N'enregistrez que ce qui est nécessaire
Ne demandez que les données dont vous avez réellement besoin et que vous utilisez. Par exemple, n'enregistrez pas les coordonnées si vous travaillez avec des billets en ligne.
- Soyez transparent sur ce que vous enregistrez
Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin des données, comment et dans quel but vous utilisez les données et qui est autorisé à consulter les données. Les participants doivent donc être bien informés avant de saisir leurs coordonnées. Vous devez également offrir à vos visiteurs la possibilité de refuser l'autorisation de traiter ces données.
- Supprimer les données sur demande
Si une personne a saisi ses coordonnées lors de son inscription et souhaite par la suite que vous supprimiez ses coordonnées, vous devez accéder à cette demande et supprimer les données de votre dossier. Cela concerne le droit à l’oubli.
Enregistrement des visiteurs et sécurité
La sécurité passe avant tout à chaque conférence. Un système d'inscription et de surveillance fiable aide les organisations de conférence à identifier les participants et à orchestrer les flux de visiteurs avant et pendant la conférence, ce qui est important pour éviter les foules indésirables et gérer les situations d'urgence si elles surviennent.
Surveiller les visiteurs (flux) pendant la conférence
Les systèmes modernes d’inscription aux événements offrent souvent des options étendues de surveillance et d’analyse. En suivant quelles sessions sont les plus populaires et comment les participants se déplacent au cours de l'événement, les organisateurs peuvent obtenir des informations précieuses grâce à la numérisation des badges. Par exemple, quels stands sont fréquemment visités et lesquels ne le sont pas ? Ces données peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience lors d'événements futurs, par exemple en optimisant l'agencement des salles ou en adaptant le programme aux intérêts des participants.
Enregistrement des visiteurs et attribution des points d'accréditation
Pour de nombreuses conférences professionnelles, l’attribution de points d’accréditation constitue un pilier important. Les participants tels que les médecins spécialistes et les avocats peuvent utiliser ces points pour démontrer qu'ils continuent à se développer dans leur domaine. Un système avancé d’enregistrement et de surveillance peut automatiser le processus d’attribution de ces points. Et comme il est possible de contrôler le jour même de la conférence à quelles sessions les participants ont participé et pendant combien de temps, un système étanche est créé pour l'attribution des points d'accréditation.
Choisissez un système avancé d’inscription aux événements
Un système avancé d’enregistrement et de suivi des visiteurs est indispensable à l’organisation réussie d’une conférence. Cela garantit non seulement une expérience simplifiée tant pour les organisateurs que pour les participants, mais contribue également à la sécurité, respecte la vie privée et soutient le développement professionnel des participants. En choisissant soigneusement un système répondant à ces critères, vous posez les bases d’un événement réussi et mémorable.
Le logiciel événementiel d'Eventpartners offre un contrôle et une vue d'ensemble
Eventpartners a des années d'expérience dans l'enregistrement des visiteurs lors de conférences et sait ce qui est important pour l'organisation de conférences. Pour nous, efficacité, fiabilité et confidentialité vont de pair. C’est pourquoi les organisations de conférences choisissent notre service d’inscription et de suivi d’événements :
- Nous fournissons un environnement sécurisé pour inviter des personnes. L'organisateur principal conclut à cet effet un accord de traitement avec les autres parties invitantes.
- Nous travaillons uniquement avec des hébergeurs qui répondent aux certifications ISO requises et écrivons nos logiciels selon les principes de confidentialité par défaut et de confidentialité dès la conception. C'est pourquoi nous prenons déjà des mesures de protection de la vie privée lors du développement de nos logiciels. Et les paramètres par défaut sont définis pour être aussi respectueux de la confidentialité que possible. Cela crée le système le plus sûr possible et le logiciel est étanche au maximum.
- Nous proposons des fonctionnalités avancées pendant la conférence, comme un photomaton pour l'impression des badges sur place et un système de file d'attente numérique pour les visites de stand, afin que les visiteurs n'aient pas à faire physiquement la queue.
- Nous vous conseillons en tant qu'organisateur tout au long du processus. Ensemble, nous examinerons les données dont vous avez réellement besoin. Comment pouvons-nous collecter ces données et à quoi pouvez-vous les utiliser ?
