La vie privée : un sujet qui devient de plus en plus important. Quiconque entre en contact avec les données d'autrui doit se conformer à toutes sortes de lois et réglementations. En tant qu'organisateur de salon, vous devez également gérer de nombreuses données personnelles. Par exemple, des exposants et de leurs relations. Mais aussi des sponsors et autres visiteurs du salon. La prudence est donc de mise et cela s'avère parfois assez difficile. Parce que vous ne voulez pas commettre d’erreurs en matière de données privées. Mais quelles sont les règles concrètes que vous devez respecter ? Et comment offrez-vous une protection suffisante à vos exposants et à vos relations ?

La protection des données personnelles est un droit fondamental de chacun

La loi Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur en Europe depuis 2018. Aux Pays-Bas, nous avons intégré cette loi européenne dans le règlement général sur la protection des données (RGPD). L'Autorité néerlandaise de protection des données (AP) veille à ce que toutes ces règles soient respectées.

En tant qu'organisateur d'une foire d'art, vous traitez également des données personnelles

Il s'agit souvent non seulement des données des exposants, mais aussi des sponsors, des visiteurs, des constructeurs de stands et de la presse. Un groupe qui nécessite une attention particulière est celui des clients et des relations de vos exposants. Pour les exposants, leurs clients sont leur raison d'être. Ils ne transmettent généralement pas ces données. Il est donc important d’en tenir compte et de trouver une solution.

À quoi devez-vous penser en tant qu’organisateur d’une foire d’art ?

La prudence est donc de mise. Mais comment faire cela correctement ? Un certain nombre de sujets à prendre en compte :

- Minimisation des données

Demandez uniquement les données que vous utilisez réellement. Ainsi, par exemple, aucune information d'adresse si vous travaillez avec des billets en ligne.

- Transparence

Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin de ces données et ce que vous faites avec les données demandées. Et qui peut le voir.

-Droit à l'oubli

Si quelqu'un souhaite que vous supprimiez ses données, vous devez accéder à cette demande et supprimer les données de votre dossier.

Voulez-vous savoir si, en tant qu'organisateur, vous respectez toutes les règles en matière de confidentialité ?

Nous comprenons que c’est parfois toute une quête. Mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Il existe de nombreuses lignes d'assistance téléphonique. Par exemple, jetez un œil au site Web de l’autorité néerlandaise de protection des données (AP). Vous y trouverez l' aide à la réglementation RGPD. Cela vous permet de vérifier si vous respectez la réglementation en vigueur. Ou que vous devez agir.

Le logiciel événementiel d'Eventpartners offre un contrôle et une vue d'ensemble

Chez Eventpartners, nous savons ce qui est important lors de l’organisation d’une foire d’art. Également en matière de confidentialité et de sécurisation des données personnelles. La fiabilité est en tête de notre liste de priorités et grâce à nos années d'expérience, nous savons comment y parvenir au mieux. Un petit aperçu:

- Chaque exposant bénéficie de son propre environnement sécurisé avec authentification à 2 facteurs pour inviter ses relations. En tant qu'organisateur, vous concluez un accord de traitement avec vos exposants à ce sujet. Cela signifie que vous pouvez offrir à vos exposants la certitude que personne d’autre ne verra ces données.

- Nous travaillons uniquement avec des hébergeurs qui répondent aux certifications ISO requises et écrivons nos logiciels conformément aux principes de confidentialité par défaut et de confidentialité dès la conception. C'est pourquoi nous prenons déjà des mesures de protection de la vie privée lors du développement de nos logiciels. Et les paramètres par défaut sont définis pour être aussi respectueux de la confidentialité que possible. Cela crée le système le plus sûr possible et le logiciel est étanche au maximum.

- Nous vous conseillons en tant qu'organisateur tout au long du processus. Ensemble, nous examinerons les données dont vous avez réellement besoin. Comment pouvons-nous collecter ces données et à quoi pouvez-vous les utiliser ?