Comment gérer les utilisateurs dans le logiciel de planification d'événements eventplanner.net ?

Dans cette dernière section du guide de formation eventplanner.net, nous allons examiner les contacts pour vos événements. Ici, vous pouvez donner à d'autres l'accès à votre événement et choisir le niveau d'accès à donner aux membres de l'équipe : lecture seule, commentaires, accès complet ou aucun accès.

En partant du tableau de bord d’eventplanner.net, dans le volet de gauche, nous cliquons sur « Contacts » pour entrer dans la liste des personnes qui ont accès à votre événement.

Nous avons déjà abordé ce sujet brièvement dans la section « Listes de contrôle », mais rafraîchissons-nous la mémoire et recommençons. Cette fois, nous aborderons le sujet plus en détail.

Supposons que vous souhaitez donner accès à une personne travaillant pour vous. Cliquez sur « Ajouter un contact » et commencez à saisir le « Nom de l'entreprise » à laquelle appartient la personne. Plusieurs résultats s'affichent. Sélectionnez l'entreprise, puis continuez à remplir les informations d'identification restantes.

Vous pouvez définir le niveau d'accès individuellement pour tous les outils concernés. N'oubliez pas qu'il existe quatre options :

• Pas d'accès : l'utilisateur n'a aucune visibilité sur cet outil
• Lire : l'utilisateur peut lire toutes les tâches mais ne peut rien modifier ni ajouter de commentaires
• Commentaire : l'utilisateur peut lire et commenter les tâches, mais ne peut pas les modifier
• Gérer : l'utilisateur dispose d'un accès complet et peut créer, modifier et supprimer des tâches

• Remarque : les commentaires ne sont disponibles que pour les listes de contrôle.

Une fois que vous avez ajouté un contact, celui-ci recevra une invitation à vous rejoindre pour travailler sur ce projet. S'il possède déjà un compte eventplanner.net, il peut simplement accepter l'invitation et se connecter avec ses identifiants existants et commencer à travailler avec vous.

S'ils ne sont pas encore utilisateurs d'eventplanner.net, une fois l'invitation reçue, ils devront créer un compte gratuit, ce qui ne prend que quelques minutes. Une fois cela fait, ils auront un accès immédiat à votre projet et vous pourrez commencer à travailler ensemble.

Vous remarquerez que l'invitation apparaît comme en attente. Si le destinataire ne répond pas après un certain temps, ce bouton devient « Renvoyer l'invitation ».

Si la personne est nouvelle sur la plateforme eventplanner.net, veuillez partager ce guide de formation avec elle pour lui donner une longueur d’avance et l’aider à tirer le meilleur parti du logiciel.

N'oubliez pas qu'il est possible de modifier les droits d'accès, voire de supprimer un utilisateur, à tout moment. Il suffit de cliquer sur le nom de la personne et d'effectuer les modifications nécessaires. Cependant, la suppression n'est possible que lorsqu'aucun élément de ligne n'est attribué à la personne. Avant de supprimer la personne, vous devez donc réattribuer ces éléments à d'autres personnes de votre équipe.